Verwaltungsprogramme
Welche Anforderungen stellt die Berliner Heimaufsicht an Verwaltungsprogramme?
Verwaltungsprogramme Pflege müssen in Berlin die Vorgaben der Heimaufsicht erfüllen. Diese Kriterien und Checkliste helfen bei der Softwareauswahl.
Das Wichtigste auf einen Blick
- In Berlin prüft die Heimaufsicht der zwölf Bezirksämter auf Grundlage des Wohn- und Teilhabegesetzes (WTG); das Heimgesetz ist dafür seit 2009 keine Grundlage mehr.
- Bundesrechtlich kommen das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz (WBVG) und das SGB XI für Abrechnung und Qualitätssicherung hinzu.
- Gefordert sind vier FunktionenRollenrechte, unveränderbare Änderungshistorie, Fristenverfolgung für Auflagen und prüffähiger Export.
- Pflegedokumentation und Buchungsbelege bleiben zehn Jahre aufbewahrungspflichtig, Handelsbriefe sechs Jahre.
Welche Rechtsgrundlagen in Berlin gelten
Seit der Föderalismusreform liegt das Heimrecht bei den Ländern. Berlin regelt die Aufsicht im Wohn- und Teilhabegesetz (WTG). Zuständig sind die zwölf Bezirksämter; eine zentrale Heimaufsicht für ganz Berlin gibt es nicht.
Bundesrecht tritt daneben: Das WBVG regelt den Wohn- und Betreuungsvertrag, das SGB XI die Abrechnung mit den Pflegekassen. Ein Verwaltungsprogramm muss beide Ebenen abbilden.
Das Heimgesetz ist keine Grundlage der Aufsicht mehr; es wurde 2009 durch das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz abgelöst. Anbieterunterlagen mit Verweis auf das HeimG sind veraltet.
Was die Aufsicht prüft
Regelprüfungen der Bezirksämter werden angekündigt, Anlassprüfungen nach Beschwerden kommen ohne Vorwarnung. Geprüft werden Struktur und Ordnungsmäßigkeit: Personalausstattung, Wohnqualität, Vertragsgestaltung und Verwaltungsabläufe.
Fünf Unterlagen werden fast immer verlangt:
- Personalakten mit Qualifikationsnachweisen und Führungszeugnis
- Dienstpläne und Nachweise zur Fachkraftquote
- Wohn- und Betreuungsverträge mit Leistungs- und Entgeltbeschreibung
- Pflegeplanung und Pflegedokumentation
- Beschwerdebearbeitung und Meldungen besonderer Ereignisse
Was die Aufsicht sehen will
- Personelle Besetzung je Wohnbereich
- Gültige Wohn- und Betreuungsverträge
- Dokumentierte Beschwerdebearbeitung
- Nachweise aus früheren Auflagen
- Meldungen besonderer Vorkommnisse
Die Bezirksämter arbeiten mit eigenen Erhebungsbögen und unterschiedlichen Fristen; ein berlinweit einheitliches Formular gibt es nicht. Auflagen aus dem Prüfbericht werden mit Frist zugestellt, die Nachverfolgung liegt bei der Leitung.
Vier Anforderungen an ein Verwaltungsprogramm
Rollenbasierte Zugriffsrechte: Pflegefachkraft, Verwaltung, Leitung und Aufsicht brauchen unterschiedliche Sichten. Wer allen alles zeigt, kann keine Datentrennung nachweisen.
Unveränderbare Änderungshistorie: Jede Korrektur bleibt mit Zeitstempel und Nutzerkennung erhalten. Nachträglich überschriebene Einträge lassen sich gegenüber der Aufsicht nicht erklären.
Fristen- und Aufgabenverwaltung: Jede Auflage wird zum Vorgang mit Fälligkeit, Verantwortlichem und Status. Erinnerungen und Eskalation verhindern, dass Fristen zwischen zwei Begehungen untergehen.
Prüffähiger Export: Berichte müssen sich als PDF oder strukturierte Datei ausgeben lassen. Die Pflichten zur Pflegeplanung und Pflegedokumentation regelt § 112 SGB XI.
Vier Pflichtkriterien
- 4Pflichtkriterien
- RollenrechteZugriff steuern
- Änderungshistorieunveränderbar
- FristenmanagementErinnerung
- Exportprüffähige Berichte
Für die Abrechnung gilt eine zweite Hürde: Abrechnungsprogramme müssen den Anforderungen des GKV-Spitzenverbandes nach § 105 SGB XI entsprechen. Datensicherheit gehört zum Pflichtenheft; Orientierung zu Zugriffsprotokollen und Löschkonzepten bietet der IT-Grundschutz des BSI.
Aufbewahrungsfristen für typische Unterlagen
| Unterlage | Frist und Grundlage |
|---|---|
| Pflegedokumentation | zehn Jahre, abgeleitet aus § 630f Abs. 3 BGB |
| Buchungsbelege, Jahresabschlüsse | zehn Jahre nach § 257 HGB, § 147 AO |
| Handels- und Geschäftsbriefe | sechs Jahre nach § 257 Abs. 4 HGB |
| Wohn- und Betreuungsverträge | Verjährungsfrist nach Vertragsende, §§ 195, 199 BGB |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der letzte Eintrag erfolgt ist. Läuft ein Prüf- oder Gerichtsverfahren, dürfen Unterlagen nicht vor dessen Abschluss gelöscht werden. Längere Fristen aus Landesrecht bleiben möglich.
Checkliste für die Softwareauswahl
- Sind Rollen und Zugriffsrechte frei konfigurierbar?
- Ist die Änderungshistorie unveränderbar und mit Nutzerkennung?
- Lassen sich Auflagen mit Frist, Verantwortlichem und Beleg verwalten?
- Erfüllt das Abrechnungsmodul die Anforderungen nach § 105 SGB XI?
Im deutschen Pflegemarkt treten unter anderem Connext Vivendi (Berlin), Medifox Dan, Dan Produkte, Sander + Doll und opta data auf. Prüfungs- und Berichtsfunktionen müssen zu den Bögen der Bezirksämter passen.
Häufige Fragen
Gilt das Heimgesetz in Berlin noch?
Nein. Es wurde 2009 durch das Wohn- und Betreuungsvertragsgesetz abgelöst. Die Aufsicht stützt sich auf das Berliner WTG, ergänzt durch das SGB XI.
Woran erkenne ich ein prüffähiges Verwaltungsprogramm?
An vier Funktionen: Rollenrechte, unveränderbare Änderungshistorie, Fristenverfolgung für Auflagen und Export in prüffähiger Form. Fehlt eine davon, entsteht bei der Begehung Handarbeit.
Wie unterscheiden sich Heimaufsicht und MDK-Prüfung?
Die Heimaufsicht prüft Ordnungsmäßigkeit und Struktur, der Medizinische Dienst nach § 114 SGB XI die Ergebnisqualität. Beide greifen auf dieselben Pflegedokumentationen zu.
Wie lange müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Pflegedokumentation und Buchungsbelege zehn Jahre, Handelsbriefe sechs Jahre, Vertragsunterlagen bis zum Ablauf der Verjährungsfristen.
