Dienstplanung in der Pflege: Schichtmodelle und Arbeitszeitregeln sicher planen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) setzt die harten Grenzen: acht Stunden werktäglich, zehn Stunden mit Ausgleich, Pausen ab sechs Stunden Arbeit, elf Stunden Ruhezeit.
• Tarifverträge wie TVöD und AVR Caritas regeln Wochenarbeitszeit, Zuschläge und den Ausgleich für Nachtarbeit, die PflegeArbbV setzt Mindestlöhne in der Pflegebranche.
• Betriebsrat und Mitarbeitervertretung bestimmen bei Beginn, Ende und Verteilung der Arbeitszeit mit.
• Stellen werden gerechnet: Eine 24-Stunden-Besetzung mit einer Kraft benötigt rund 5,3 Vollzeitstellen.
• Vollkosten pro Pflegefachkraft liegen im Modell bei rund 6.120 Euro pro Monat; Fremdleistungen und Software kosten zusätzlich Umsatzsteuer.

Rechtlicher Rahmen: ArbZG, PflegeArbbV und Tarifverträge

Drei Regelungsebenen greifen ineinander: Gesetz, Tarif und Betriebsvereinbarung. Die Dienstplanung muss alle drei beachten, sonst entstehen Bußgelder und Konflikte mit der Interessenvertretung.

Das Arbeitszeitgesetz bildet die Untergrenze. Es regelt die werktägliche Arbeitszeit, Pausen, Ruhezeiten sowie den Ausgleich für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit. Tarifverträge dürfen davon nur über die Öffnungsklauseln des § 7 ArbZG abweichen.

§ 3 Abs. 1 ArbZG begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden. Eine Verlängerung auf zehn Stunden ist zulässig, wenn im Ausgleichszeitraum von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen ein Durchschnitt von acht Stunden je Werktag erreicht wird.

Einzelne Zehn-Stunden-Dienste sind also planbar, solange die Wochensumme stimmt. Fehlt der Ausgleich, entsteht ein Verstoß, den die Aufsichtsbehörde bei einer Prüfung ahndet.

Zwölf-Stunden-Schichten kennt das ArbZG nicht. Sie benötigen einen Tarifvertrag oder eine darauf gestützte Betriebsvereinbarung. Fehlt diese Grundlage, ist der Plan angreifbar, auch wenn die Beschäftigten zustimmen.

Die Pflegearbeitsbedingungenverordnung (PflegeArbbV) regelt zwingende Mindestarbeitsbedingungen für die Pflegebranche, vor allem Mindeststundenlöhne mit mehreren Stufen. Sie gilt jeweils befristet und wird nur bei einer Fortschreibung verlängert. Prüfen Sie vor jeder Gehaltsanpassung, welche Fassung aktuell in Kraft ist.

Für nichttarifgebundene Häuser bleibt der allgemeine gesetzliche Mindestlohn die Untergrenze. Tarifgebundene Einrichtungen liegen deutlich darüber, weshalb die Verordnung dort kaum praktische Wirkung entfaltet.

Der TVöD unterscheidet zwischen Bund, Ländern und Kommunen. Die regelmäßige Wochenarbeitszeit liegt je nach Bereich und Region zwischen 38,5 und 40 Stunden. Zeitzuschläge staffelt der TVöD nach Anlass, in der Regel rund 20 Prozent für Nachtarbeit, rund 25 Prozent für Sonntagsarbeit und rund 35 Prozent für Feiertagsarbeit, jeweils auf den Stundenlohn.

In Caritas-Einrichtungen gelten die AVR Caritas mit eigenständigen Regeln zu Arbeitszeit, Zulagen, Urlaub und Ausgleich. Dort tritt die Mitarbeitervertretung nach der Mitarbeitervertretungsordnung (MAVO) an die Stelle des Betriebsrats.

Für die Kalkulation heißt das: Tarifliche Zuschläge sind nicht verhandelbar. Wer Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit im Dienstplan nicht mitrechnet, plant systematisch zu niedrige Personalkosten.

Pausen, Ruhezeiten und Nachtarbeit korrekt einplanen

Pausen sind der häufigste Fehler bei Prüfungen. Nach § 4 ArbZG fallen bei mehr als sechs bis neun Stunden Arbeitszeit 30 Minuten Pause an, bei mehr als neun Stunden 45 Minuten. Einzelne Pausen müssen mindestens 15 Minuten dauern.

Ruhepausen müssen im Voraus feststehen. Sie dürfen nicht an den Anfang oder das Ende des Dienstes gelegt werden, weil sie dort keine Erholungswirkung entfalten und die Arbeitszeit faktisch verlängern.

Für den Plan bedeutet das: Die Pausenzeit wird in der Schichtplanung offen ausgewiesen, nicht nur in der Zeiterfassung. Ein Frühdienst von 06:30 bis 15:00 Uhr umfasst acht Stunden Arbeit und 30 Minuten Pause.

Die Ruhezeit nach § 5 ArbZG beträgt elf Stunden nach Ende der täglichen Arbeitszeit. In Krankenhäusern und anderen Pflegeeinrichtungen darf sie um eine Stunde verkürzt werden, wenn innerhalb eines Monats eine zusätzliche Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird.

Daraus folgt eine harte Planungsregel: Endet der Spätdienst um 22:15 Uhr, kann der Frühdienst frühestens um 09:15 Uhr beginnen. Mit verkürzter Ruhezeit wären es 08:15 Uhr. Ein Frühdienstbeginn um 06:30 Uhr nach diesem Spätdienst ist unzulässig.

Der Wechsel von Spät auf Früh ist deshalb die häufigste Ursache für Beanstandungen. Planen Sie diesen Sprung gar nicht erst ein, sondern lassen Sie nach einem Spätdienst einen weiteren Spät- oder einen Nachtdienst folgen.

Nachtarbeit definiert § 2 ArbZG über den Zeitraum von 23 bis 6 Uhr. Nachtarbeitnehmer sind Beschäftigte, die an mindestens 48 Kalendertagen im Kalenderjahr mehr als zwei Stunden in diesem Fenster arbeiten.

Für sie verlangt § 6 ArbZG einen angemessenen Ausgleich, etwa durch verkürzte Nachtarbeitszeit, eine begrenzte Zahl von Nachtschichten in Folge oder Zuschläge. Die konkrete Ausgestaltung gehört in Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung.

Sonntags- und Feiertagsarbeit ist in Pflegeeinrichtungen nach § 10 ArbZG zulässig. Als Ausgleich ist für Sonntagsarbeit innerhalb von zwei Wochen ein Ersatzruhetag zu gewähren, für Feiertagsarbeit innerhalb von acht Wochen.

Mitbestimmung: Betriebsrat und Mitarbeitervertretung

Ohne Beteiligung der Interessenvertretung ist kein Dienstplan belastbar. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 des Betriebsverfassungsgesetzes bestimmt der Betriebsrat bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit mit, einschließlich Pausen und Verteilung auf die Wochentage.

Nr. 3 desselben Absatzes erfasst die vorübergehende Verkürzung oder Verlängerung der Arbeitszeit. Kurzfristige Umplanungen am Wochenende fallen darunter, auch wenn sie nur einen einzelnen Dienst betreffen.

Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle nach § 76 BetrVG. In dringenden Fällen darf der Arbeitgeber nach § 100 BetrVG eine vorläufige Regelung treffen, muss die endgültige Entscheidung aber nachholen.

Ein Ablaufplan für den Monatswechsel hat sich bewährt:

1. Bedarf bis zum 15. des Vormonats aus Belegung, Pflegegraden und erwarteten Ausfallzeiten ableiten.
2. Personalwünsche und Urlaubsanträge einsammeln und offene Resturlaubstage prüfen.
3. Planentwurf erstellen und der Interessenvertretung mit klarer Rückmeldefrist zuleiten.
4. Rückmeldungen einarbeiten und den Plan spätestens zwei Wochen vor Monatsbeginn veröffentlichen.
5. Änderungen nach Veröffentlichung nur nach erneuter Beteiligung und schriftlich dokumentieren.

In kirchlichen Einrichtungen läuft dasselbe Verfahren über die Mitarbeitervertretung nach MAVO. Die Fristen und Zustimmungserfordernisse ähneln, die Rechtsgrundlage ist eine andere.

Schichtmodelle im Vergleich

Modell	Schichtlänge	Geeignet für	Zu beachten
Drei-Schicht-Modell	8 Stunden	Stationen mit Nachtbesetzung	Ruhezeit beim Wechsel prüfen
Zwei-Schicht-Modell mit Nachtwache	8 bis 9 Stunden	Wohnbereiche mit fester Nachtkraft	Übergabezeit einplanen
Zwölf-Stunden-Schicht	12 Stunden	Intensiv- und Funktionsbereiche	Nur mit Tarifvertrag nach § 7 ArbZG
Geteilter Dienst	zwei Blöcke	Ambulante Pflegedienste	Arbeit und Pause klar trennen
Springerpool	flexible Dienste	Urlaub und Ausfall	Einsatzorte und Wegzeiten regeln

Arbeitswissenschaftlich günstig ist eine vorwärtsrotierende Folge, also Früh, dann Spät, dann Nacht. Hinweise zu Schichtfolgen, Nachtschichtblöcken und Erholungszeiten hat die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin unter Arbeitszeitgestaltung im Betrieb zusammengestellt.

Beispielschichtplan für einen Wohnbereich mit 24 Plätzen

Schicht	Uhrzeit	Arbeitszeit netto	Besetzung
Frühdienst	06:30 bis 15:00	8,0 Stunden	1 Pflegefachkraft, 1 Pflegehilfskraft
Spätdienst	13:45 bis 22:15	8,0 Stunden	1 Pflegefachkraft, 1 Pflegehilfskraft
Nachtdienst	21:45 bis 06:15	8,0 Stunden	1 Pflegefachkraft für zwei Wohnbereiche

Zwischen 22:15 und 06:30 Uhr liegen nur 8,25 Stunden Ruhezeit. Der Wechsel von Spät auf Früh ist in diesem Modell deshalb gesperrt. Üblich ist ein Umlauf wie Spät, Spät, frei oder Spät, Nacht, frei.

Die Überschneidung zwischen 13:45 und 15:00 Uhr deckt die Übergabe ab und gehört als Arbeitszeit in die Besetzung. Ohne diese Stunde laufen Übergaben unbezahlt nebenher, was in Prüfungen als Zeitverstoß auffällt.

Ein zweites Modell arbeitet mit zwei Schichten von je zwölf Stunden. Es senkt die Zahl der Übergaben, ist aber nur mit tariflicher Öffnung zulässig und für Wohnbereiche mit hohem Grundpflegeanteil selten passend.

Besetzung und Stellenbedarf rechnen

Der Stellenbedarf folgt aus Besetzungsstunden, nicht aus dem Bauchgefühl. Beispielrechnung für eine rund um die Uhr besetzte Position:

1. Besetzungsstunden pro Jahr: 24 Stunden × 365 Tage = 8.760 Stunden.
2. Bruttojahresarbeitszeit einer Vollzeitkraft bei 39 Stunden pro Woche: 39 × 52 = 2.028 Stunden.
3. Abzug für Urlaub (30 Tage × 7,8 Stunden = 234 Stunden), Feiertage (10 × 7,8 = 78) und Krankheit (10 × 7,8 = 78).
4. Verfügbare Jahresarbeitszeit: 2.028 minus 234 minus 78 minus 78 = 1.638 Stunden.
5. Stellenbedarf: 8.760 geteilt durch 1.638 = 5,3 Vollzeitstellen.

Für zwei Kräfte am Tag über 16 Stunden und eine Kraft in der Nacht ergeben sich 40 Personenstunden pro Tag. Das sind 14.600 Stunden im Jahr und rund 8,9 Vollzeitstellen.

Diese Werte sind Modellwerte. Steigt die Krankheitsquote auf 20 Tage, sinkt die verfügbare Zeit auf 1.560 Stunden und der Bedarf wächst auf 5,6 Stellen. Rechnen Sie mit Reserve und prüfen Sie die Quote quartalsweise.

Der Ausfallfaktor macht sichtbar, warum knappe Besetzung schnell kippt. Jede unbesetzte Stunde muss aus dem Frei oder über Fremdleistung abgedeckt werden. Beides verursacht Kosten, die in der Stellenplanung oft nicht auftauchen.

Für die Personalgewinnung hat das Bundesministerium für Arbeit Informationen zur Fachkräftesicherung gebündelt, unter anderem zu Anwerbung, Qualifizierung und Beschäftigungsbedingungen.

Personalkosten pro Monat in Euro

Arbeitslohn unterliegt nicht der Umsatzsteuer. Eine Vollkostenrechnung für eigenes Personal weist deshalb Bruttolohn, Arbeitgeberanteile und Ausfallfaktor aus, aber keine Mehrwertsteuer.

Position	Betrag pro Monat (Modellwert)
Monatsbrutto Pflegefachkraft, Entgeltgruppe P7 Stufe 3	3.900,00 Euro
Arbeitgeberanteil Sozialversicherung, rund 21 Prozent	819,00 Euro
Zusatzversorgung, rund 4,5 Prozent	176,00 Euro
Summe Lohnkosten	4.895,00 Euro
Ausfallfaktor 1,25 für Urlaub, Feiertage und Krankheit	6.118,75 Euro
Vollkosten pro Monat	rund 6.120,00 Euro

Bei zugekauften Leistungen fällt Umsatzsteuer an. Zwei Beispiele:

Leistung	Netto	Umsatzsteuer	Brutto
Zeitarbeit Pflegefachkraft, 160 Stunden à 35,00 Euro	5.600,00 Euro	1.064,00 Euro	6.664,00 Euro
Dienstplanungssoftware, 25 Nutzer à 12,00 Euro	300,00 Euro	57,00 Euro	357,00 Euro

Pflegeleistungen selbst sind nach § 4 Nr. 16 UStG von der Umsatzsteuer befreit. Personaldienstleistungen und Softwarelizenzen werden dagegen mit dem Regelsteuersatz von 19 Prozent abgerechnet.

Hochgerechnet auf den Wohnbereich mit 8,9 Vollzeitstellen ergibt sich eine monatliche Personalrechnung von rund 54.470 Euro. Im Jahr sind das rund 653.600 Euro, ohne Sonderzahlungen, Fortbildung und Verwaltung.

Eine Übersicht zu Anmeldung, Beiträgen und Nachweispflichten hat die Bundesagentur für Arbeit veröffentlicht. Sie hilft, Verwaltungsaufgaben von der Planung zu trennen.

Häufige Fragen

Wie viele Stunden darf eine Pflegekraft am Tag arbeiten?

Acht Stunden werktäglich, verlängerbar auf zehn Stunden, wenn der Durchschnitt im Ausgleichszeitraum von 24 Wochen acht Stunden je Werktag nicht überschreitet. Zwölf-Stunden-Dienste brauchen einen Tarifvertrag oder eine darauf gestützte Betriebsvereinbarung.

Muss der Betriebsrat dem Dienstplan zustimmen?

Ja, über das Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG. Ohne Einigung entscheidet die Einigungsstelle. In kirchlichen Häusern übernimmt die Mitarbeitervertretung nach MAVO diese Rolle.

Welche Zuschläge sind bei Nachtarbeit Pflicht?

Das ArbZG schreibt keine Prozentwerte vor, sondern einen angemessenen Ausgleich für Nachtarbeit. Die konkreten Sätze stehen im Tarifvertrag oder in der Betriebsvereinbarung und gehören in jede Kostenrechnung.

Wie viele Vollzeitstellen braucht eine 24-Stunden-Besetzung?

Bei 39 Wochenstunden, 30 Urlaubstagen und zehn Krankheitstagen sind es rund 5,3 Vollzeitstellen. Für zwei Kräfte am Tag und eine in der Nacht liegt der Bedarf bei rund 8,9 Stellen.

Dürfen Dienstpläne kurzfristig geändert werden?

Nur im Rahmen der Mitbestimmung und der geltenden Betriebsvereinbarung. In dringenden Fällen ist nach § 100 BetrVG eine vorläufige Regelung möglich, die endgültige Entscheidung muss nachgeholt werden.