Dienstplanungssoftware für Pflegeeinrichtungen im Vergleich

Das Wichtigste auf einen Blick

Connext Vivendi, Opta Data, Sander, Atlas, Polaris und InTime decken Dienstplanung, Zeiterfassung und Abrechnungsnähe in unterschiedlicher Tiefe ab.
Keiner der sechs Anbieter nennt einen verbindlichen Listenpreis pro Monat inklusive Mehrwertsteuer.
Schnittstellen zu Abrechnung und Lohn bestimmen den Verwaltungsaufwand stärker als die Plantafel selbst.
Laufzeiten zwischen 12 und 60 Monaten sind üblich, häufig mit automatischer Verlängerung.
Arbeitszeitgesetz, Betriebsrat und IT-Grundschutz setzen den Prüfrahmen.

Module und Schnittstellen der sechs Systeme

Alle sechs Systeme planen Schichten, führen Zeitkonten und verwalten Urlaub sowie Ausfallzeiten. Unterschiede zeigen sich in Zusatzmodulen, Schnittstellen und der Frage, ob Pflegedokumentation, Leistungserfassung und Abrechnung aus einer Datenbasis kommen.

System	Schwerpunkt	Abrechnung und Lohn	Preis pro Monat inkl. MwSt.	Laufzeit
Connext Vivendi	Pflegedokumentation, Leistungserfassung, Dienstplanung	Module und Exporte, im Angebot zu benennen	kein Listenpreis, Angebot auf Anfrage	im Angebot festgelegt
Opta Data	Abrechnung, Verwaltung, Dokumentation	Abrechnungsservice und Datenexport	kein Listenpreis, Angebot auf Anfrage	im Angebot festgelegt
Sander	Dienstplanung, Zeiterfassung, Verwaltung	Export für Abrechnung und Lohn	kein Listenpreis, Angebot auf Anfrage	im Angebot festgelegt
Atlas	Dienstplanung, Zeiterfassung	Export für Abrechnung und Lohn	kein Listenpreis, Angebot auf Anfrage	im Angebot festgelegt
Polaris	Dienstplanung, Personaleinsatz	Export für Abrechnung und Lohn	kein Listenpreis, Angebot auf Anfrage	im Angebot festgelegt
InTime	Dienstplanung, Zeiterfassung, Personaleinsatz	Schnittstellen zu Lohn und Abrechnung	kein Listenpreis, Angebot auf Anfrage	im Angebot festgelegt

Preis- und Laufzeitangaben stehen nicht in öffentlich zugänglichen Produktinformationen, sondern im individuellen Angebot.

Hilfreich ist ein Anforderungskatalog mit festen Prüfpunkten: Zahl der Planungsvarianten, Abbildung von Springerdiensten, Prüfung der Qualifikation, Regeln für Ausfall und Ersatz sowie Rechte je Rolle. Ein zweiter Prüfpunkt ist die Datenübernahme. Personenstammdaten, Verträge, Qualifikationen und Zeitkonten müssen aus dem Altsystem mitkommen; klären Sie Formate und Kosten der Migration.

Für die Abrechnung zählt, ob Leistungsnachweise, Zuschläge und Lohnarten automatisch übergeben werden. Prüfen Sie die Ausgabe nach § 302 SGB V und den Export in die Lohnbuchhaltung. Format, Taktung und Testfälle gehören schriftlich zugesichert. opta data: Software, Abrechnung und Services für Gesundheitsfachberufe bündelt beides in einem Haus, sodass die Plantafel auf dieselben Stammdaten zugreift wie die Abrechnung.

Kosten pro Monat inklusive Mehrwertsteuer

Listenpreise sind in diesem Segment unüblich. Der Monatswert ergibt sich aus Nutzerzahl, gebuchten Modulen, Standorten und einmaliger Einführung. Kalkulieren Sie Grundgebühr, Preis je Nutzer, Einführungsgebühr und 19 Prozent Mehrwertsteuer.

Beispielrechnung mit angenommenen Werten, kein Anbieterangebot:

Nutzerpreis: 12,00 Euro netto je Nutzer und Monat, das sind 14,28 Euro inklusive Mehrwertsteuer.
Monatswert: 40 Nutzer mal 14,28 Euro ergeben 571,20 Euro brutto.
Einführung: 2.500,00 Euro netto, also 2.975,00 Euro inklusive Mehrwertsteuer.
Erstes Vertragsjahr: 12 mal 571,20 Euro plus 2.975,00 Euro, zusammen 9.829,40 Euro.
Zweites Jahr ohne Einführung: 6.854,40 Euro, wenn der Nutzerpreis stabil bleibt.

Rabatte für Jahresvorauszahlung oder lange Laufzeiten senken den Monatswert, binden aber Kapital und erschweren den Anbieterwechsel.

Vertragslaufzeiten, Kündigung und Datenübergabe

Laufzeiten werden frei verhandelt und liegen meist zwischen 12 und 60 Monaten. Viele Verträge verlängern sich automatisch, wenn die Kündigungsfrist verstreicht. Prüfen Sie Preisanpassungsklauseln und die Regelung zur Datenherausgabe bei Vertragsende.

Checkliste vor Unterschrift:

Laufzeit und Kündigungsfrist mit Datum eintragen
Preisanpassung auf Index oder Inflationsrate begrenzen
Nutzerzahl und Zusatzmodule verbindlich beziffern
Schnittstellen mit Format und Testfall zusichern
Datenexport in offenem Format bei Vertragsende regeln

Preisstaffeln machen kurze Laufzeiten teurer; rechnen Sie beide Varianten durch. Eine Teststellung über vier Wochen mit echten Plandaten zeigt mehr als jede Demo. Verlangen Sie zudem zwei Referenzhäuser ähnlicher Größe und fragen Sie nach dem Aufwand für Regeländerungen.

Arbeitszeitrecht, Mitbestimmung und IT-Sicherheit

Die Software muss gesetzliche Vorgaben abbilden. Das Arbeitszeitgesetz regelt Höchstarbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten und bindet jede Schichtplanung.

Der Betriebsrat bestimmt nach dem Betriebsverfassungsgesetz bei Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit mit. Die Mitbestimmung greift auch, wenn die Software Leistungs- und Verhaltensdaten auswertet.

Technisch gilt der IT-Grundschutz des BSI mit Rollenkonzept, Protokollierung, Mandantentrennung und Notfallvorsorge. Bei Cloudbetrieb fragen Sie nach Standort der Datenhaltung, Auftragsverarbeitungsvertrag und Löschkonzept.

Die Dienstplanung liefert zugleich Daten für Pflegedokumentation und Personalbemessung. Wer beides trennt, pflegt Stammdaten doppelt und riskiert Abweichungen zwischen Planung und Abrechnung.

Häufige Fragen

Welche Schnittstellen sind für die Abrechnung entscheidend?

Leistungsnachweise nach § 302 SGB V, Zuschlags- und Lohnarten sowie Personalstammdaten. Lassen Sie Format und Taktung schriftlich zusichern.

Mit welchen Monatskosten inklusive Mehrwertsteuer ist zu rechnen?

Beispielhaft 571,20 Euro brutto für 40 Nutzer bei 12,00 Euro netto je Nutzer und Monat. Verbindlich wird der Preis nur im Angebot.

Welche Vertragslaufzeit ist marktüblich?

Zwischen 12 und 60 Monaten, häufig mit automatischer Verlängerung. Prüfen Sie Kündigungsfristen und Preisanpassung.

Muss der Betriebsrat die Einführung mittragen?

Bei Arbeitszeitfragen und Leistungskontrolle besteht Mitbestimmung nach § 87 BetrVG.

Wie lang sollte eine Teststellung dauern?

Vier Wochen mit echten Plandaten und einem Monatsabschluss. Erst dann zeigt sich, ob Zuschläge und Schnittstellen stimmen.