Dienstplanung
Teil von Dienstplanung in der Pflege: Schichtmodelle und Arbeitszeitregeln sicher planen
Fehler in der Dienstplanung Pflege: Qualifikation, Nachweise, Fristen
Fehler in der Dienstplanung Pflege vermeiden: Qualifikation, Fachkraftquoten, Arbeitszeitnachweise, Veröffentlichung und Sanktionen im Überblick.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Vorbehaltene Aufgaben nach dem Pflegeberufegesetz dürfen nur Pflegefachkräfte übernehmen.
- Fachkraftquoten setzen die Heimgesetze der Länder, ihre Höhe unterscheidet sich je Bundesland.
- Die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit ist aufzuzeichnen, die Nachweise sind zwei Jahre aufzubewahren.
- Für die Veröffentlichung des Dienstplans gibt es keine gesetzliche Frist, maßgeblich sind Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag.
- Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz können als Ordnungswidrigkeit verfolgt werden.
Qualifikation vor dem Rechenwerk prüfen
Ein Plan kann rechnerisch stimmen und trotzdem unwirksam sein. Prüfen Sie deshalb zuerst die Qualifikation: Vorbehaltene Aufgaben nach § 4 des Pflegeberufegesetzes, etwa die Erhebung des Pflegebedarfs und die Steuerung des Pflegeprozesses, dürfen nur Pflegefachkräfte übernehmen.
Wer sie einer Hilfskraft zuordnet, schafft einen Haftungsfall.
Das Gesetz geht weiter: Als Arbeitgeber dürfen Sie Personen ohne die Erlaubnis nach § 1 diese Aufgaben weder übertragen noch ihre Durchführung dulden. Die Heimgesetze der Länder verlangen zusätzlich Fachkraftquoten, deren Höhe sich je Bundesland unterscheidet. Planen Sie jede Schicht deshalb nach Qualifikation und Quote, nicht nur nach der Kopfzahl.
- Die Aufgaben des Pflegeprozesses sind Pflegefachkräften zugeordnet
- Die Schichtbesetzung erfüllt die Fachkraftquote des Landes
- Qualifikationsnachweise und Einsatzplan stimmen überein
Nachweise: Was aufzuzeichnen ist
Nach § 16 Absatz 2 ArbZG ist der Arbeitgeber verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit aufzuzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
Zusätzlich führt der Arbeitgeber ein Verzeichnis der Arbeitnehmer, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit nach § 7 Absatz 7 eingewilligt haben. Wie Personalunterlagen in Pflegebetrieben geordnet werden, zeigt der Beitrag zur Personalverwaltung in Pflegebetrieben.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 zur Arbeitszeiterfassung (1 ABR 22/21) genügt der Verweis auf Vertrauensarbeitszeit nicht mehr. Wie eine Dienstplanungssoftware für Pflegeeinrichtungen die Erfassung unterstützt, zeigt ein eigener Vergleich.
Veröffentlichung: Frist und Änderungen
Eine gesetzliche Frist für die Veröffentlichung des Dienstplans gibt es nicht. Eine belastbare Spanne nennt keine Bundesbehörde, weil die Frist aus Betriebsvereinbarungen oder Tarifverträgen folgt.
Üblich sind zwei bis vier Wochen Vorlauf. Kurzfristige Änderungen brauchen einen sachlichen Grund und eine nachvollziehbare Dokumentation. Welche Regeln das Arbeitszeitgesetz im Übrigen setzt, steht im Beitrag zu den Arbeitszeitregeln in Pflegebetrieben. Die Grundlagen der Planung fasst der Beitrag zu Schichtmodellen und Arbeitszeitregeln zusammen.
| Prüfpunkt | Grundlage | Was der Plan belegen muss |
|---|---|---|
| Vorbehaltene Aufgaben | Pflegeberufegesetz | Zuordnung zu Pflegefachkräften |
| Fachkraftquote | Heimgesetze der Länder | Quote je Schicht nach Landesrecht |
| Arbeitszeitnachweis | § 16 Abs. 2 ArbZG | aufgezeichnete Mehrarbeit, zwei Jahre aufbewahrt |
| Veröffentlichung | Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag | vereinbarter Vorlauf |
| Sanktionsrisiko | §§ 22, 23 ArbZG | lückenlose Aufzeichnung und Pausen |
Arbeitszeitgrenzen im Pflegedienst
- Tägliche Arbeitszeit8 Stunden, bis 10 mit Ausgleich
- Ruhezeit11 Stunden, Verkürzung auf 10
- Pause über 6 Stunden30 Minuten
- Pause über 9 Stunden45 Minuten
- SonntagsarbeitErsatzruhetag binnen zwei Wochen
Sanktionen und Kontrolle
Nach Paragraf 22 ArbZG werden Ordnungswidrigkeiten mit Geldbußen geahndet, etwa bei Überschreitung der Arbeitszeit, fehlenden Pausen oder lückenhafter Aufzeichnung. Für einzelne Fallgruppen sieht Paragraf 22 Absatz 2 unterschiedliche Sätze vor; die Zuordnung sollte im Gesetzestext geprüft werden, nicht im Hörensagen.
Ein lückenhafter Nachweis fällt bei einer Kontrolle zuerst auf: Fehlen die Aufzeichnungen, lässt sich weder die geleistete Arbeitszeit noch ihr Ausgleich belegen.
Paragraf 23 ArbZG kennt zudem Strafvorschriften, wenn Verstöße Gesundheit oder Arbeitskraft gefährden. Die Kontrolle liegt bei den Gewerbeaufsichtsämtern der Länder. Wie sich Schichten fair besetzen lassen, ohne diese Grenzen zu reißen, zeigt der Beitrag zu Schichtmodellen in der Pflege.
Häufige Fragen
Wer darf den Pflegeprozess steuern?
Die vorbehaltenen Aufgaben, etwa die Erhebung des Pflegebedarfs und die Steuerung des Pflegeprozesses, dürfen nur Pflegefachkräfte übernehmen. Wer sie einer Hilfskraft zuordnet, schafft einen Haftungsfall.
Muss ich Arbeitszeit aufzeichnen?
Ja, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehende Arbeitszeit. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, und Vertrauensarbeitszeit genügt als Verweis nicht mehr.
Wie lang ist die Frist für die Veröffentlichung?
Eine gesetzliche Frist existiert nicht. Zwei bis vier Wochen Vorlauf sind branchenüblich, verbindlich wird die Zahl erst durch Betriebsvereinbarung oder Tarifvertrag.
Wer kontrolliert die Einhaltung?
Die Gewerbeaufsichtsämter der Länder.
