Verwaltungsprogramme
Teil von Verwaltungssoftware für Pflegebetriebe organisieren
Personalverwaltung Pflegebetrieb organisieren
Personalverwaltung Pflegebetrieb: Personalakte, Qualifikationsmatrix, Meldefristen und Softwareauswahl – mit einem Kostenbeispiel als Annahme.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die Personalverwaltung Pflegebetrieb steht auf drei Bausteinen: Personalakte, Qualifikationsmatrix und Fristenkontrolle.
- Sozialversicherungsmeldungen gehören zur Entgeltabrechnung; die zuständige Einzugsstelle und konkrete Meldefristen müssen festgelegt sein.
- Connext Vivendi, Opta Data und Sander bieten Software für Personalverwaltung und Dienstplanung; konkrete Preise gibt es auf Anfrage.
- Ein ausdrücklich angenommenes Rechenbeispiel mit 25 Nutzern zeigt eine mögliche Monatsgebühr inklusive Mehrwertsteuer.
Bestandteile der Personalakte
Ordnen Sie jede Akte nach denselben fünf Blöcken. Dann findet auch eine Vertretung die Angaben ohne Rückfrage.
Fünf Blöcke der Personalakte
- VertragsdatenEintritt, Austritt, Wochenstunden, Vergütungsgruppe
- QualifikationenExamen, Fortbildungen, Gültigkeiten
- Nachweiseerweitertes Führungszeugnis, Masernschutz
- ZeitdatenSchichten, Pausen, Überstunden, Urlaub
- AbrechnungKostenstelle, Zuschläge, Bankverbindung
Digital heißt nicht automatisch sicher. Prüfen Sie, wer lesen, ändern und exportieren darf, und vergeben Sie Rollen, bevor Zugänge entstehen. Orientierung geben die Anforderungen des IT-Grundschutzes des BSI.
Scannen Sie Altakten erst, wenn Aufbewahrung und Löschung geregelt sind. Für handels- und steuerrechtliche Unterlagen gelten je nach Dokumentart § 257 HGB und § 147 AO. Für Behandlungsdokumentation gilt § 630f BGB mit grundsätzlich zehn Jahren Aufbewahrungsfrist nach Abschluss der Behandlung; diese Frist gilt nicht pauschal für Personalakten. Notieren Sie bei jedem Nachweis, wer ihn geprüft hat.
Qualifikationsmatrix und Fristen
Die Qualifikationsmatrix ist eine Tabelle: Namen in den Zeilen, Qualifikationen in den Spalten. Jede Zelle trägt das Datum, an dem eine Qualifikation abläuft. So sehen Sie vor der Dienstplanung, wer eine Schicht fachlich abdecken darf.
Termine, die eine Personalabteilung setzen sollte:
- Erweitertes FührungszeugnisVorlage vor Arbeitsbeginn, Wiederholung nach Vorgabe von Träger und Heimaufsicht.
- Erste-Hilfe-Kurs und HygieneschulungAuffrischung zum festen Turnus.
- Probezeitende und Befristungendrei Monate vorher sichtbar.
- SozialversicherungAnmeldung nach Beschäftigungsbeginn, Beitragsnachweis und Meldungen monatlich.
Die Meldepflichten beruhen auf § 28a SGB IV und der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV). Die Meldungen gehen elektronisch an die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle, nicht an die Bundesagentur für Arbeit. Die Hinweise zu Arbeitgeberpflichten der Bundesagentur für Arbeit sind allgemeine Arbeitgeberinformationen. Hinterlegen Sie jeden Sozialversicherungstermin mit Erinnerung im System, nicht nur im Kalender der PDL.
Verknüpfen Sie die Matrix mit der Dienstplanung. Wer keine gültige Qualifikation hat, erscheint für die betroffene Schicht nicht in der Vorschlagsliste.
Software für Personalverwaltung: Connext Vivendi, Opta Data und Sander
Alle drei Anbieter bündeln Personalverwaltung, Dienstplanung und Abrechnung in Modulen, die einzeln buchbar sind.
- Connext VivendiBewohner- und Personalstammdaten, Dienstplanung und Leistungsabrechnung in einer Oberfläche.
- Opta DataSoftware für Pflegedokumentation, Abrechnung und Verwaltung, nach Anbieterangabe auf Gesundheitsfachberufe zugeschnitten (opta data für Pflegeberufe).
- SanderPflegesoftware mit Modulen für Klienten, Personal und Abrechnung, Vertrieb über Angebot.
Listenpreise nennen die Anbieter auf ihren Seiten nicht. Verlangen Sie ein Angebot, das Nutzerzahl, Module und Einrichtungskosten separat ausweist. Prüfen Sie, ob Zeiterfassung enthalten ist oder zusätzlich berechnet wird.
Entscheidend ist die Schnittstelle zur Lohnabrechnung. Klären Sie, ob Schicht-, Zuschlags- und Ausfallzeiten automatisch übergeben oder als Datei exportiert werden müssen.
Rechenbeispiel: Monatsgebühr mit Mehrwertsteuer
Das folgende Rechenbeispiel ist eine eigene Annahme, kein Listenpreis.
Angenommen, ein Pflegebetrieb bucht 25 Nutzer zu 6,50 Euro pro Nutzer und Monat:
Monatsgebühr mit Mehrwertsteuer
- 162,50Euro netto25 Nutzer mal 6,50 Euro =
- 30,88Euro19 Prozent Mehrwertsteuer =
- 193,38EuroMonatsgebühr brutto =
Bei 60 Nutzern liegt die Nettogebühr bei 390,00 Euro, brutto bei 464,10 Euro. Steigende Nutzerzahlen verhandeln Sie als Staffel, bevor Sie sich für drei Jahre binden.
Häufige Fragen
Ersetzt Software die Personalakte?
Nein. Sie beschleunigt Ablage und Suche, die Verantwortung für Vollständigkeit bleibt beim Träger. Klären Sie vor dem Start, welche Nachweise im Original bleiben.
Wie oft muss ein Führungszeugnis erneuert werden?
Für Beschäftigte in Pflegeeinrichtungen gelten die Vorgaben von Träger und Heimaufsicht. Legen Sie die Wiederholungsfrist im System an und dokumentieren Sie jede Vorlage mit Datum.
Was kostet Personalverwaltungssoftware pro Monat?
Connext Vivendi, Opta Data und Sander veröffentlichen keine Listenpreise. Kalkulieren Sie mit Angebot, Nutzerzahl und Mehrwertsteuer und lassen Sie Staffelpreise schriftlich zusagen.
Welche Meldungen gehen an die Sozialversicherung?
Dazu gehören Anmeldung, Abmeldung und Jahresmeldung sowie der Beitragsnachweis. Rechtsgrundlage sind § 28a SGB IV und die DEÜV; die Meldungen gehen elektronisch an die zuständige Krankenkasse als Einzugsstelle. Die Anmeldung ist spätestens zwei Wochen nach Beschäftigungsbeginn fällig, der Beitragsnachweis am fünftletzten Bankarbeitstag des Monats, in dem die Beiträge fällig werden, und die Jahresmeldung bis zum 15. Februar des Folgejahres. Die Entgeltabrechnung liefert die Daten, die Fristenkontrolle bleibt in der Personalabteilung.
