Personalverwaltung in Pflegebetrieben organisieren

Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Personalverwaltung Pflegebetrieb steht auf drei Bausteinen: Personalakte, Qualifikationsmatrix, Fristenkontrolle.
• Monatliche Meldungen an die Sozialversicherung sind Arbeitgeberpflicht und laufen aus der Entgeltabrechnung.
• Connext Vivendi, Opta Data und Sander liefern Module für Personal und Dienstplanung, Preise nur auf Angebot.
• Ein Rechenbeispiel mit 25 Nutzern zeigt die Monatsgebühr inklusive Mehrwertsteuer.

Bestandteile der Personalakte

Ordnen Sie jede Akte nach denselben fünf Blöcken. Dann findet auch eine Vertretung die Angaben ohne Rückfrage.

• Vertragsdaten: Eintritt, Austritt, Wochenstunden, Vergütungsgruppe.
• Qualifikationen: Examen, Fortbildungen, Gültigkeiten.
• Nachweise: erweitertes Führungszeugnis, Masernschutz.
• Zeitdaten: Schichten, Pausen, Überstunden, Urlaub.
• Abrechnung: Kostenstelle, Zuschläge, Bankverbindung.

Digital heißt nicht automatisch sicher. Prüfen Sie, wer lesen, ändern und exportieren darf, und vergeben Sie Rollen, bevor Zugänge entstehen. Orientierung geben die Anforderungen des IT-Grundschutzes des BSI.

Scannen Sie Altakten erst, wenn Aufbewahrung und Löschung geregelt sind. Papiernachweise mit Unterschrift bleiben so lange im Original, wie es die Aufbewahrung verlangt. Notieren Sie bei jedem Nachweis, wer ihn geprüft hat.

Qualifikationsmatrix und Fristen

Die Qualifikationsmatrix ist eine Tabelle: Namen in den Zeilen, Qualifikationen in den Spalten. Jede Zelle trägt das Datum, an dem eine Qualifikation abläuft. So sehen Sie vor der Dienstplanung, wer eine Schicht fachlich abdecken darf.

Termine, die eine Personalabteilung setzen sollte:

1. Erweitertes Führungszeugnis: Vorlage vor Arbeitsbeginn, Wiederholung nach Vorgabe von Träger und Heimaufsicht.
2. Erste-Hilfe-Kurs und Hygieneschulung: Auffrischung zum festen Turnus.
3. Probezeitende und Befristungen: drei Monate vorher sichtbar.
4. Sozialversicherung: Anmeldung nach Beschäftigungsbeginn, Beitragsnachweis und Meldungen monatlich.

Für Anmeldung und laufende Meldungen gelten feste Fristen, die die Bundesagentur für Arbeit in ihren Hinweisen zu Arbeitgeberpflichten bündelt. Hinterlegen Sie jeden Termin mit Erinnerung im System, nicht nur im Kalender der PDL.

Verknüpfen Sie die Matrix mit der Dienstplanung. Wer keine gültige Qualifikation hat, erscheint für die betroffene Schicht nicht in der Vorschlagsliste.

Softwaremodule von Connext Vivendi, Opta Data und Sander

Alle drei Anbieter bündeln Personalverwaltung, Dienstplanung und Abrechnung in Modulen, die einzeln buchbar sind.

• Connext Vivendi: Bewohner- und Personalstammdaten, Dienstplanung und Leistungsabrechnung in einer Oberfläche.
• Opta Data: Software für Pflegedokumentation, Abrechnung und Verwaltung, nach Anbieterangabe auf Gesundheitsfachberufe zugeschnitten (opta data für Pflegeberufe).
• Sander: Pflegesoftware mit Modulen für Klienten, Personal und Abrechnung, Vertrieb über Angebot.

Listenpreise nennen die Anbieter auf ihren Seiten nicht. Kalkulieren Sie daher mit einem Angebot, das Nutzerzahl, Module und Einrichtungskosten ausweist. Buchen Sie nur, was Sie nutzen: Ein Personalmodul ohne Zeiterfassung senkt die Monatsgebühr.

Entscheidend ist die Schnittstelle zur Lohnabrechnung. Klären Sie, ob Schicht-, Zuschlags- und Ausfallzeiten automatisch übergeben oder als Datei exportiert werden müssen.

Rechenbeispiel: Monatsgebühr mit Mehrwertsteuer

Das folgende Rechenbeispiel ist eine eigene Annahme, kein Listenpreis.

Angenommen, ein Pflegebetrieb bucht 25 Nutzer zu 6,50 Euro pro Nutzer und Monat:

• 25 Nutzer mal 6,50 Euro = 162,50 Euro netto
• 19 Prozent Mehrwertsteuer = 30,88 Euro
• Monatsgebühr brutto = 193,38 Euro

Bei 60 Nutzern liegt die Nettogebühr bei 390,00 Euro, brutto bei 464,10 Euro. Steigende Nutzerzahlen verhandeln Sie als Staffel, bevor Sie sich für drei Jahre binden.

Häufige Fragen

Ersetzt Software die Personalakte?

Nein. Sie beschleunigt Ablage und Suche, die Verantwortung für Vollständigkeit bleibt beim Träger. Klären Sie vor dem Start, welche Nachweise im Original bleiben.

Wie oft muss ein Führungszeugnis erneuert werden?

Für Beschäftigte in Pflegeeinrichtungen gelten die Vorgaben von Träger und Heimaufsicht. Legen Sie die Wiederholungsfrist im System an und dokumentieren Sie jede Vorlage mit Datum.

Was kostet Personalverwaltungssoftware pro Monat?

Connext Vivendi, Opta Data und Sander veröffentlichen keine Listenpreise. Kalkulieren Sie mit Angebot, Nutzerzahl und Mehrwertsteuer und lassen Sie Staffelpreise schriftlich zusagen.

Welche Meldungen gehen an die Sozialversicherung?

Anmeldung, monatlicher Beitragsnachweis und Jahresmeldung. Die Daten liefert die Entgeltabrechnung, die Fristenkontrolle bleibt in der Personalabteilung.