Verwaltungssoftware für Pflegebetriebe organisieren

Verwaltungssoftware Pflege verbindet Klientendaten, Leistungsnachweise, Personaleinsatz und Buchhaltung in einer gemeinsamen Datenbasis. Wer sie auswählt, legt Arbeitsabläufe für Jahre fest. Dieser Leitfaden zeigt, welche Funktionen zwingend sind, welche Systeme im deutschen Pflegemarkt vertreten sind, wie die Anbindung an Pflegekassen und Lohnbuchhaltung funktioniert und mit welchen Kosten zu rechnen ist.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Eine integrierte Lösung führt Klienten-, Personal- und Abrechnungsdaten in einer Datenbank; jede Fremdsoftware erzeugt eine zusätzliche Schnittstelle.
• Abrechnungsdaten müssen nach § 105 SGB XI maschinell an die Pflegekassen übermittelt werden.
• Die Einführung kostet je nach Größe meist einen niedrigen bis mittleren vierstelligen Eurobetrag, dazu kommen monatliche Lizenzen.
• Vor Vertragsabschluss sind Schnittstellen zu Kassenabrechnung, Lohnbuchhaltung und Prüfverfahren schriftlich zu klären.
• Der IT-Grundschutz des BSI liefert den Maßstab für Berechtigungen, Protokollierung und Notfallvorsorge.

Welche Funktionen eine Verwaltungslösung abdecken muss

Kernstück ist die Stammdatenverwaltung. Dort liegen Klientendaten, Pflegegrad, Kostenträger, Verträge und Ansprechpartner. Jede Änderung an einer Stelle muss sofort in Abrechnung und Planung sichtbar sein. Genau das unterscheidet eine integrierte Verwaltungssoftware Pflege von einer Sammlung einzelner Programme.

Der zweite Bereich ist die Leistungserfassung. Touren, Einsätze und erbrachte Leistungen werden erfasst und den vereinbarten Leistungskomplexen zugeordnet. Fehlt diese Verknüpfung, entstehen Nachträge und Kürzungen, weil die Abrechnung nicht zur Dokumentation passt.

Der dritte Bereich ist die Abrechnung selbst. Sie umfasst Pflegekassen nach SGB XI, Krankenkassen nach SGB V, Sozialhilfeträger nach SGB XII, private Versicherer und Selbstzahler. Das System muss Stammdaten, Leistungsnachweise und Zahlungseingänge zusammenführen und offene Posten je Kostenträger ausweisen.

Der vierte Bereich sind Personal und Dienstplanung. Mitarbeiterstammdaten, Qualifikationen, Arbeitszeitkonten und Urlaubsansprüche werden gepflegt. Aus der Planung entstehen Zeiten, die später in die Lohnbuchhaltung fließen. Ändert sich ein Dienst kurzfristig, muss die Änderung bis in die Abrechnung nachvollziehbar bleiben.

Der fünfte Bereich umfasst Auswertung und Dokumentation. Belegung, Auslastung, Deckungsbeitrag je Klient und Personalkostenquote sind Steuerungsgrößen. Pflegeberichte, Wunddokumentation und Maßnahmenpläne müssen durchsuchbar und prüfungsfähig sein, damit bei einer Prüfung durch den Medizinischen Dienst einzelne Nachweise schnell vorliegen.

Alle fünf Bereiche greifen ineinander. Wird einer davon in einer Fremdsoftware geführt, entsteht eine Schnittstelle. Jede Schnittstelle bedeutet laufenden Betreuungsaufwand und eine mögliche Fehlerquelle beim Monatsabschluss.

Anbieter und Systeme im deutschen Pflegemarkt

Ein Marktüberblick hilft bei der Vorauswahl. Die folgende Tabelle nennt Anbieter, die im deutschen Pflegesektor für Verwaltungs- und Abrechnungssoftware bekannt sind, mit ihrem jeweiligen Schwerpunkt.

Anbieter	Schwerpunkt	typischer Einsatz
Connext Vivendi	Pflegedokumentation und Abrechnung	ambulante und stationäre Pflege
Opta Data	Abrechnung, Software und Services	Pflegedienste und Gesundheitsfachberufe
Sander	Verwaltungs- und Abrechnungssoftware	Pflegeeinrichtungen
HMM	Verwaltungssoftware für Pflege	Pflegebetriebe
medatixx	Praxis- und Pflegesoftware	ambulante Pflege und Therapie

Daneben sind CGM (CompuGroup Medical) mit Branchensoftware für das Gesundheitswesen und Datenlotsen mit Informationssystemen für Einrichtungen mit umfangreichem Verwaltungsbedarf am Markt aktiv. Der Überblick ersetzt kein Angebot, denn Funktionsumfang, Preis und Schnittstellen unterscheiden sich je nach Modul und Einrichtungsgröße.

Opta Data beschreibt sein Leistungsspektrum für Pflegedokumentation und Abrechnung in den eigenen Produktinformationen zu Abrechnung und Software für Gesundheitsfachberufe von Opta Data. Für einen belastbaren Vergleich sollten Sie zwei oder drei Anbieter mit denselben Szenarien konfrontieren: ambulante Tour mit Wegezeit, stationäre Belegung mit Pflegegradwechsel, Nachberechnung eines abgelehnten Bescheids.

Schnittstellen zu Pflegekassen und zur Lohnbuchhaltung

Die Abrechnung mit Pflegekassen läuft nicht über Papier, sondern über Datenübermittlung. Nach Paragraf 105 des Elften Buches Sozialgesetzbuch beim Bundesministerium der Justiz sind die für die Abrechnung erforderlichen Daten maschinell zu übermitteln. Daraus folgt für die Software: Sie muss die gültigen Datenformate erzeugen, versionieren und vor dem Versand prüfen.

In der Praxis entsteht dabei eine Kette. Die Software erzeugt eine Abrechnungsdatei, prüft Pflichtfelder, vergibt eine Abrechnungsnummer und legt die Sendebestätigung ab. Kommt ein Bescheid zurück, wird er eingelesen und die Buchung entsteht automatisch. Fehlt ein Glied in dieser Kette, muss die Verwaltung Fehler manuell suchen, meist kurz vor Monatsende.

Zur Lohnbuchhaltung führen zwei Wege. Entweder übernimmt die Verwaltungssoftware die Zeiten und exportiert sie in ein Lohnprogramm, üblich sind Exporte in DATEV-Formate. Oder die Lohnbuchhaltung liegt bei einer Kanzlei, die eine feste Exportschnittstelle erwartet. Beide Wege brauchen klare Regeln: welche Zeitart übertragen wird, wer Fehler korrigiert und wann der Monatsabschluss gesperrt ist.

Weitere Verbindungen betreffen den Medizinischen Dienst mit Prüfungsnachweisen, das Verordnungswesen, die Apothekenabrechnung und das Controlling. Jede dieser Verbindungen gehört mit Format, Takt und Verantwortlichkeit ins Leistungsverzeichnis. Eine mündliche Zusage reicht nicht, weil beim Anbieterwechsel sonst Daten fehlen.

Einführung in fünf Schritten

1. Bedarf festlegen: Prozesse aufnehmen, Fallzahlen zählen, Muss- und Kann-Funktionen trennen.
2. Anbieter prüfen: Referenzen anrufen, Sicherheitskonzept anfordern, Lastenheft mit Anforderungen bestücken.
3. Datenmigration planen: Altbestände bereinigen, Feldzuordnung festlegen, Testimport fahren.
4. Parallelbetrieb: einen Abrechnungsmonat doppelt führen und Abweichungen dokumentieren.
5. Schulung und Abnahme: Rollen schulen, Notfallplan prüfen, Altsystem abschalten.

Als Sicherheitsmaßstab dient der IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik. Er beschreibt unter anderem Anforderungen an Berechtigungen, Protokollierung, Notfallvorsorge und Auftragsverarbeitung. Diese Punkte gehören ins Lastenheft und nicht erst in das Gespräch mit dem Datenschutzbeauftragten.

Der kritischste Punkt bleibt die Migration. Die Bereinigung der Altdaten kostet erfahrungsgemäß mehr Arbeitszeit als das Einspielen selbst. Planen Sie dafür eigene Arbeitstage ein und halten Sie fest, welche Altdaten gar nicht übernommen werden.

Kosten: Einführung und monatliche Lizenz

Preise für Pflegesoftware werden individuell kalkuliert. Sie hängen von Einrichtungsart, Anzahl der Klienten, Anzahl der Arbeitsplätze, Modulumfang und Migrationsaufwand ab. Verbindliche Listenpreise veröffentlichen die Anbieter selten, weil die Konstellationen zu verschieden sind. Die folgenden Zahlen sind eine Beispielrechnung und kein Angebot.

Beispielrechnung für einen ambulanten Pflegedienst mit 80 Klienten, 25 Beschäftigten und 8 Arbeitsplätzen:

• Einrichtung, Migration und Schulung: 6.200 € netto, mit 19 % MwSt. 7.378 €
• monatliche Lizenz: 6 Arbeitsplätze × 49 € = 294 € netto, mit 19 % MwSt. 349,86 €
• Laufzeit 36 Monate: 10.584 € Lizenzen netto, zusammen mit der Einrichtung 16.784 € netto
• Wartung und Updates: in der Lizenz enthalten, sonst 18 bis 20 % des Lizenzwerts pro Jahr

Rechnen Sie die Kosten auf den einzelnen Klienten um. Bei 80 Klienten und 16.784 € netto über 36 Monate ergibt sich ein Betrag von rund 5,83 € pro Klient und Monat. Erst dieser Wert macht Angebote unterschiedlicher Anbieter vergleichbar.

Klären Sie im Vertrag außerdem Laufzeit, Kündigungsfrist, Preisgleitklausel und die Regelung für den Datenexport beim Anbieterwechsel. Ohne vollständigen Export in einem beschriebenen Format zahlen Sie beim Ausstieg doppelt.

Häufige Fragen

Welche Verwaltungssoftware eignet sich für kleine Pflegedienste?

Kleine Dienste brauchen keine Vollversion mit Klinikmodulen. Sinnvoll sind modular aufgebaute Systeme, bei denen Abrechnung und Dienstplanung enthalten sind und weitere Module später dazukommen können. Prüfen Sie, ob der Anbieter eine Mindestzahl an Arbeitsplätzen verlangt.

Wie lange dauert die Einführung?

Bei kleineren Einrichtungen sind drei bis sechs Monate realistisch, gerechnet vom Kickoff bis zum Abschalten des Altsystems. Den größten Zeitanteil beanspruchen Datenbereinigung und Parallelbetrieb, nicht die Installation.

Was kostet die Anbindung an die Pflegekassen?

Die Datenübermittlung ist Teil der Abrechnungsfunktion und damit in der Lizenz enthalten. Zusätzliche Kosten entstehen, wenn die Einrichtung einen externen Abrechnungsdienstleister nutzt oder Sonderformate für einzelne Kostenträger benötigt.

Welche Schnittstelle braucht die Lohnbuchhaltung?

Üblich ist ein Export der erfassten Zeiten in ein gängiges Lohnprogramm, häufig über DATEV-Formate. Klären Sie vor der Einführung, ob monatlich oder fortlaufend exportiert wird und wer die Zuordnung der Zeitarten pflegt.

Worauf achtet der Datenschutz bei der Auswahl?

Verlangen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag, ein Löschkonzept und eine Rollenberechtigung, die den Zugriff auf Klientendaten begrenzt. Der BSI IT-Grundschutz gibt dafür eine prüfbare Struktur vor.