Verwaltungsprogramme Pflege im Vergleich: Anbieter und Module

Das Wichtigste auf einen Blick

Im Markt treten unter anderem Connext Vivendi, Opta Data, Sander, HMM, medatixx und Datenlotsen auf.
Abrechnung und Dokumentation bilden den Kern, Personal und QM sind je nach Anbieter Zusatzmodule.
Listenpreise sind selten, Angebote richten sich nach Nutzern, Plätzen, Modulen und Laufzeit.
Schnittstellen zu Abrechnungszentren, Lohnbuchhaltung und Kassen bestimmen den Integrationsaufwand.
IT-Grundschutz und Arbeitszeitvorgaben sind harte Ausschlusskriterien.

Sechs Anbieter und ihre Modulprofile

Connext Vivendi, Opta Data, Sander, HMM, medatixx und Datenlotsen verfolgen unterschiedliche Geschäftsmodelle. Der Modulumfang entscheidet stärker über den Preis als die reine Nutzerzahl. Die Tabelle fasst zusammen, was die Unternehmen öffentlich zu Modulen und Preislogik mitteilen.

Anbieter	Schwerpunkt	Module laut Anbieterangaben	Preislogik
Connext Vivendi	Stationäre und ambulante Pflegesoftware	Abrechnung, Verwaltung, Dienstplanung, Dokumentation, QM	Angebot je Einrichtung, Nutzer und Modul
Opta Data	Abrechnungszentrum und Software für Gesundheitsfachberufe	Abrechnung, Pflegedokumentation, Abrechnungsservices	Modul- und Servicepreis auf Anfrage
Sander	Verwaltungssoftware für soziale Einrichtungen	Abrechnung, Personal, QM, Dokumentation	Angebot nach Modulen und Arbeitsplätzen
HMM	Software für Pflege und Betreutes Wohnen	Abrechnung, Personal, QM, Dokumentation	Angebot nach Modulen und Arbeitsplätzen
medatixx	Praxis- und Einrichtungssoftware mit Pflegebezug	Abrechnung, Dokumentation, Personal	Modul- und Nutzerpreise
Datenlotsen	Verwaltungssoftware für Hochschulen und öffentliche Verwaltung	Pflegemodule nicht durchgängig belegt	Projektangebot

Opta Data verbindet Abrechnungsservice und Software, die übrigen Anbieter liefern überwiegend Lizenzen. Wer Datenlotsen prüft, sollte den Pflegebezug im Lastenheft ausdrücklich abfragen. Listenpreise in Euro inklusive MwSt. sind nicht durchgängig veröffentlicht, die Kalkulation erfolgt im Angebot.

Abrechnung, Personal, QM und Dokumentation im Detail

Abrechnungsmodule bilden Pflegevergütung, Zusatzleistungen und die Datenübermittlung nach SGB XI ab. Sie müssen Kostenträger, Pflegekassen und Abrechnungszentren bedienen. Ein Anbieter wie Opta Data tritt selbst als Abrechnungsdienstleister auf und bündelt Software und Services für Pflegedokumentation und Abrechnung.

Personalmodule verbinden Dienstplanung, Zeiterfassung und Urlaubsplanung. Sie müssen Schichtmodelle, Teilzeit und kurzfristige Ausfälle abbilden. Die Anforderungen an die Arbeitszeitgestaltung der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin gehören in jede Ausschreibung.

QM-Module verwalten Maßnahmenpläne, Audits und Kennzahlen. Für Prüfungen durch den Medizinischen Dienst sind Nachweise aus der Dokumentation entscheidend. QM ist der Baustein mit den größten Unterschieden zwischen den Anbietern.

Dokumentationsmodule führen Pflegeberichte, Assessments und Maßnahmenpläne. Sie müssen Pflegegrade, das Strukturmodell und Expertenstandards abbilden. Schnittstellen zur Medizintechnik oder zu Sturzmeldesystemen sind selten Standard.

Schnittstellen: der unterschätzte Kostenblock

Jede Verwaltungssoftware arbeitet mit Fremdsystemen zusammen. Gefragt sind Anbindungen an Abrechnungszentren, Lohnbuchhaltung, Kassen und Medizingeräte. Prüfen Sie, ob eine Anbindung als Standard oder als Individualentwicklung angeboten wird.

Standardisierte Formate wie CSV oder XML senken den Aufwand, herstellerspezifische Protokolle erhöhen ihn. Lassen Sie sich eine Liste der Schnittstellenpartner geben. Klären Sie außerdem, wer Wartung und Änderungen bezahlt.

Cloud-Dienste, Rechenzentrumsstandort und Auftragsverarbeitung gehören in den Vertrag. Den IT-Grundschutz des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik nutzen Einrichtungen als Prüfrahmen für Anbieter.

Rechenbeispiel: monatliche Kosten für 120 Plätze

Die Beispielrechnung zeigt, wie sich Modulpreise addieren. Sie bezieht sich auf keine konkrete Software und dient der eigenen Kalkulation.

Grundmodul Verwaltung: 90,00 Euro netto pro Monat
Abrechnung für drei Arbeitsplätze: 3 × 39,00 Euro = 117,00 Euro netto pro Monat
Pflegedokumentation für 25 Nutzer: 25 × 12,00 Euro = 300,00 Euro netto pro Monat
Summe: 507,00 Euro netto pro Monat, 96,33 Euro MwSt. (19 Prozent), 603,33 Euro brutto pro Monat

Bei 120 Plätzen entspricht das rund 5,03 Euro brutto je Platz und Monat. Steigen Nutzerzahl oder Modulumfang, wächst der Betrag mit. Einführung, Schulung und Datenmigration kommen als einmalige Kosten hinzu.

Marktdaten und Arbeitsschutz als Prüfmaßstab

Die Pflegestatistik des Statistischen Bundesamtes weist rund fünf Millionen pflegebedürftige Menschen aus. Sie liefert außerdem Zahlen zu Einrichtungen und Beschäftigten. Diese Größenordnung erklärt, warum Abrechnungsmengen und Dokumentationspflichten die Auswahl dominieren.

Arbeitsschutzrecht und Tarifbindung setzen Grenzen für Schichtmodelle. Die Dienstplanung muss Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit und Pausen abbilden. Fragen Sie im Test, ob die Software Konflikte anzeigt oder nur protokolliert.

Häufige Fragen

Welche Module braucht eine Pflegeeinrichtung mindestens?

Abrechnung und Pflegedokumentation sind unverzichtbar. Die Personalplanung folgt meist direkt danach, QM wird oft erst mit steigender Prüfungsdichte nachgerüstet.

Warum gibt es kaum Listenpreise?

Anbieter kalkulieren je Nutzer, Platz, Modul und Laufzeit. Rabatte für Mehrjahresverträge verändern den Preis erheblich. Vergleichen Sie Angebote mit identischem Leistungsumfang.

Woran erkenne ich gute Schnittstellen?

Fragen Sie nach dokumentierten Standards, nach Referenzkunden mit gleicher Trägerschaft und nach den Kosten für Änderungen. Eine Schnittstellenliste gehört in den Vertrag.

Wie lange dauert die Einführung?

Für Abrechnung und Dokumentation sind je nach Datenlage mehrere Monate üblich. Paralleler Betrieb und Schulungen binden Personal in beiden Systemen.