Rahmenverträge in der Pflegebeschaffung richtig nutzen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Einkaufsgemeinschaften wie die Prospitalia GmbH aus Ulm bündeln Volumen, Hersteller wie B. Braun, Paul Hartmann oder Ontex liefern direkt.
• Laufzeiten von 12 bis 24 Monaten halten Preise planbar, Verlängerungen werden schriftlich vereinbart.
• Mindest- und Höchstmengen gehören in den Vertrag, sonst wird im laufenden Betrieb nachverhandelt.
• Preisgleitklauseln brauchen einen benannten Index, eine Formel und ein Nachweisrecht des Einkaufs.
• Abrufe, Lieferscheine und Preisanpassungen werden lückenlos dokumentiert.

Wo Pflegebetriebe Rahmenverträge bekommen

Drei Bezugswege sind üblich. Einkaufsgemeinschaften bündeln das Volumen vieler Häuser und verhandeln Konditionen zentral. Die Prospitalia GmbH aus Ulm arbeitet so für Kliniken, Reha- und Pflegeeinrichtungen. Regionale Einkaufsverbünde der Wohlfahrtsverbände leisten Ähnliches für angeschlossene Häuser.

Der zweite Weg führt direkt zum Hersteller. Flächendesinfektion liefern Schülke & Mayr mit Mikrozid und Bode Chemie, eine Tochter der Paul Hartmann AG, mit Bacillol. Handschuhe kommen unter anderem von Meditrade und Sempermed. Inkontinenzversorgung liefern Essity unter der Marke TENA und Ontex mit iD. Wundauflagen stammen häufig von Paul Hartmann oder Molnlycke.

Der dritte Weg ist der Sanitätsfachhandel vor Ort. Er übernimmt Lagerhaltung und Belieferung einzelner Wohnbereiche und ist bei streuendem Bedarf oft schneller als ein zentraler Abruf. Öffentliche Träger finden Lieferanten über die Vergabebekanntmachungen im Bundesanzeiger.

Laufzeiten, Abrufmengen und Preisgleitklauseln

Übliche Laufzeiten liegen bei 12 bis 24 Monaten, oft mit Verlängerungsoption um weitere 12 Monate. Kurze Laufzeiten sichern Flexibilität, lange sichern Preise. Bewährt hat sich eine Grundlaufzeit von 24 Monaten, die sich nur mit schriftlicher Zustimmung beider Seiten verlängert.

Abrufmengen werden als Mindestabnahme und Höchstmenge je Artikel definiert. Die Mindestabnahme sollte den Verbrauch der letzten zwölf Monate nicht überschreiten. Höchstmengen begrenzen das Risiko, wenn Belegungszahlen sinken oder sich Therapiestandards ändern.

Preisgleitklauseln geben Kosten weiter. Verbreitet sind eine Preisgarantie für sechs bis zwölf Monate oder eine Anpassung nach einem benannten Index. Entscheidend sind Index, Formel, Schwelle und Nachweisrecht. Ohne Indexnachweis bleibt der alte Preis gültig.

Kündigungsfristen von drei bis sechs Monaten zum Laufzeitende sind marktüblich. Zusätzlich gehört eine außerordentliche Kündigung in den Vertrag, etwa bei Lieferausfall, wiederkehrenden Qualitätsmängeln oder Insolvenz des Anbieters. Vor einem Wechsel prüfen Sie Restmengen, Übergangsfristen und die Abrechnung abgerufener Ware.

Baustein	Übliche Ausgestaltung	Prüfpunkt im Einkauf
Laufzeit	12 bis 24 Monate mit Option	Verlängerung nur schriftlich
Abrufmenge	Mindest- und Höchstmenge	Abgleich mit Vorjahresverbrauch
Preisgleitklausel	Indexbindung oder Preisgarantie	Index, Formel und Schwelle benennen
Kündigung	drei bis sechs Monate zum Laufzeitende	außerordentliche Gründe definieren
Dokumentation	Abrufprotokolle und Preisnachweise	Freigaben und Ablage regeln

Rechenbeispiel für Verbrauchsmaterial

Das folgende Rechenbeispiel ist keine Preiszusage. Alle Beträge verstehen sich inklusive 19 Prozent Umsatzsteuer und beziehen sich auf ein Jahr.

Artikel	Einheit	Preis je Einheit	Bedarf pro Jahr	Kosten pro Jahr
Nitrilhandschuhe	100 Stück	4,80 €	400 Packungen	1.920,00 €
Flächendesinfektion	1 Liter	6,90 €	240 Flaschen	1.656,00 €
Inkontinenzvorlagen	30 Stück	9,60 €	1.200 Packungen	11.520,00 €
Bettschutzeinlagen	50 Stück	12,50 €	300 Packungen	3.750,00 €
Summe				18.846,00 €

Eine Preisgleitklausel von drei Prozent erhöht diese Summe um 565,38 €. Solche Beträge rechtfertigen den Aufwand für einen Indexnachweis. Setzen Sie Mindestmengen niedriger an als den zuletzt gemessenen Verbrauch, dann bleibt Luft bei Belegungsschwankungen.

Je größer das gebündelte Volumen, desto niedriger der Stückpreis. Kleine Häuser profitieren deshalb stärker von einer Einkaufsgemeinschaft als von Einzelverträgen.

Vergaberecht und Dokumentation

Ob Vergaberecht greift, hängt vom Träger ab. Öffentliche Auftraggeber sind an das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen gebunden, die Schwellenwerte erläutert das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz. Freigemeinnützige und private Betreiber entscheiden selbst, gewinnen bei freiwilliger Anwendung aber Transparenz.

Amtliche Daten zu Pflegebedürftigen, Einrichtungen und Beschäftigten liefert das Statistische Bundesamt. Damit plausibilisieren Sie Bedarfsmengen je Bewohner, bevor Sie Mindestabnahmen unterschreiben.

Jeder Abruf wird mit Datum, Bestellnummer, Artikel, Menge und Preis erfasst. Lieferscheine und Rechnungen gleicht der Einkauf gegen den Vertrag ab, Abweichungen werden schriftlich gerügt. Preisanpassungen sind nur mit Indexnachweis wirksam. Die Vertragsakte enthält Rahmenvertrag, Nachträge, Preisblätter, Abrufprotokolle und Reklamationen. Für Handelsbriefe gelten die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Stichproben von zehn Abrufen je Quartal halten die Prüfung schlank.

Häufige Fragen

Welche Anbieter kommen für einen Rahmenvertrag infrage?

Einkaufsgemeinschaften wie Prospitalia bündeln Volumen, Hersteller wie B. Braun, Paul Hartmann oder Ontex liefern direkt, der Sanitätsfachhandel deckt die Region ab. Vergleichen Sie mindestens drei Angebote auf gleicher Leistungsbasis.

Welche Laufzeit ist sinnvoll?

Zwölf bis 24 Monate sind ein guter Korridor. Verlängern Sie nur schriftlich und prüfen Sie vorher Preise und Bedarf.

Wie prüfe ich eine Preisgleitklausel?

Sie verlangen Index, Berechnungsformel, Schwelle und Nachweis. Fehlt eine dieser Angaben, darf der Preis nicht steigen.

Welche Abrufmengen sollte ich vereinbaren?

Orientieren Sie sich am Verbrauch der letzten zwölf Monate. Mindestmengen darunter ansetzen, Höchstmengen mit Puffer.