Beschaffung in Pflegebetrieben: Lieferanten, Vergaberecht und Rahmenverträge

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ob ausgeschrieben werden muss, entscheidet die Trägerschaft, nicht die Größe der Einrichtung.
• Für die meisten Auftraggeber liegt der EU-Schwellenwert bei 221.000 Euro netto je Auftrag.
• Rahmenverträge senken Preise, brauchen aber Preisgleitklausel und Kündigungsrecht.
• Bündelung über Standorte oder Einkaufsgemeinschaften bringt meist 5 bis 15 Prozent.
• Fördermittel binden auch freigemeinnützige und private Träger an die Vergaberegeln des Landes.

Wer ausschreiben muss und wer frei verhandeln darf

Kommunale Pflegeheime, Kreise, Städte und öffentlich-rechtlich organisierte Träger sind öffentliche Auftraggeber. Sie müssen Beschaffungen nach GWB, VgV und Unterschwellenvergabeordnung abwickeln. Freigemeinnützige und private Betreiber fallen dagegen grundsätzlich nicht unter das Vergaberecht.

Ausnahme: Wer Fördermittel erhält, wird für dieses Vorhaben gebunden. Die Investitionskostenförderung der Länder nach dem Elften Buch Sozialgesetzbuch knüpft Zuschüsse für Bau und Ausstattung an die Vergaberegeln des Zuwendungsgebers. Die Prüfung gehört also vor die Bestellung.

Betreibt eine Kommune ihre Pflegeeinrichtung in einer Eigengesellschaft, bleibt sie öffentliche Auftraggeberin. Das gilt auch dann, wenn die Gesellschaft privatrechtlich organisiert ist.

Risiko: Wird die Ausschreibungspflicht ignoriert, kann die Bewilligungsstelle Zuschüsse zurückfordern. Bei geförderten Baumaßnahmen ist diese Wahrscheinlichkeit höher als beim laufenden Einkauf von Verbrauchsmaterial. Der Aufwand für eine formgerechte Ausschreibung bleibt dagegen kalkulierbar.

Auch ohne Vergabebindung lohnt ein strukturierter Einkauf. Bedarfsanalyse, schriftliche Angebote und ein dokumentierter Preisvergleich schaffen Verhandlungsbasis und Prüfsicherheit gegenüber Kostenträgern und Prüfstellen.

Wirtschaftlich einkaufen heißt ohne Vergabebindung: Marktpreise kennen, Alternativen prüfen, Konditionen schriftlich fixieren. Der Unterschied liegt im Verfahren, nicht im Anspruch.

Vergaberecht: Schwellenwerte, GWB und VgV

Das Vergaberecht kennt zwei Welten. Unterhalb der EU-Schwellenwerte gelten Haushaltsrecht, Unterschwellenvergabeordnung und VOB/A, oberhalb greifen die Vergabevorschriften des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen und die Vergabeverordnung. Das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz fasst die Grundlagen und Schwellenwerte des Vergaberechts zusammen.

Die EU-Kommission passt die Werte alle zwei Jahre an. In der seit dem 1. Januar 2024 geltenden Fassung liegen sie netto bei:

Auftragsart	Schwellenwert netto
Liefer- und Dienstleistungen oberster Bundesbehörden	143.000 Euro
Liefer- und Dienstleistungen aller übrigen Auftraggeber, etwa Länder und Kommunen	221.000 Euro
Liefer- und Dienstleistungen von Sektorenauftraggebern	443.000 Euro
Bauaufträge	5.538.000 Euro

Maßgeblich ist der geschätzte Gesamtwert des Auftrags ohne Umsatzsteuer. Bei Rahmenverträgen zählt die Laufzeit mit, bei Optionen die mögliche Gesamtlaufzeit. Eine Aufteilung in Lose, nur um den Schwellenwert zu unterschreiten, ist unzulässig.

Oberhalb der Schwellenwerte sind das offene und das nicht offene Verfahren der Regelfall. Ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb braucht einen Ausnahmegrund. EU-weite Ausschreibungen müssen bekanntgemacht werden, für Bundesauftraggeber über den Bundesanzeiger und das EU-Amtsblatt. Bekanntmachungen im Bundesanzeiger lassen sich nach Warengruppen durchsuchen.

Die Verfahrenswahl folgt dem Auftragsgegenstand. Standardisierte Ware lässt sich im offenen Verfahren beschaffen, komplexe Dienstleistungen brauchen mehr Verhandlungsspielraum. Verhandlungsverfahren erlauben Nachbesserungen, verlangen aber eine saubere Dokumentation der Auswahl.

Fristen sind formal, aber bindend. Im offenen Verfahren der Vergabeverordnung gilt in der Regel eine Angebotsfrist von mindestens 35 Kalendertagen. Im Unterschwellenbereich sind die Fristen kürzer, sie stehen in der jeweiligen Verfahrensordnung des Landes.

Im Unterschwellenbereich sind vereinfachte Verfahren möglich. Die Wertgrenzen für Direktaufträge setzen die Länder unterschiedlich fest, sie liegen häufig zwischen 1.000 und 25.000 Euro netto.

Zusätzlich gelten Landesvergabegesetze, etwa das Tariftreue- und Vergabegesetz in Nordrhein-Westfalen, das Vergabegesetz in Schleswig-Holstein, das Thüringer Vergabegesetz und das Landesvergabegesetz in Rheinland-Pfalz. Sie verlangen Tariftreue, Mindestlohn und Nachweise, oft auch von Zuwendungsempfängern.

Eignung und Zuschlag sind zu trennen. Die Eignung prüft fachliche und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit, der Zuschlag bewertet Preis und Qualität nach vorher festgelegten Kriterien. Nachträgliche Änderungen dieser Kriterien sind angreifbar.

Verstöße haben Folgen. Bieter können rügen und ein Nachprüfungsverfahren bei der Vergabekammer beantragen. Bei drohender Zuschlagserteilung kann das Verfahren gestoppt werden.

Lieferanten für Pflegebedarf: Warengruppen und Bezugswege

Bedarfsplanung ist die Grundlage jeder Ausschreibung. Verbrauchswerte der letzten 24 Monate, Bewohnerzahl und Pflegegradstruktur liefern die Mengenbasis. Ein Aufschlag für Sicherheitsbestände gehört in die Kalkulation.

Warengruppe	Typische Anbieter	Übliche Vertragsform
Pflegebetten und Pflegemöbel	Burmeier, Stiegelmeyer, Wissner-Bosserhoff, Arjo	Kauf, Mietkauf, Servicevertrag
Verbrauchsmaterial und Wundversorgung	Paul Hartmann, B. Braun, Coloplast	Rahmenvertrag mit Abruf
Inkontinenzversorgung	Essity mit der Marke TENA, Ontex, Hartmann	Rahmenvertrag mit Preisgleitklausel
Desinfektion und Hygiene	Bode Chemie, Dr. Schumacher, Ecolab	Jahresvertrag mit Abrufsystem
Software für Dienstplanung und Dokumentation	Connext Vivendi, Medifox Dan	Lizenzvertrag mit Service-Level

Bezugswege sind der Direktbezug beim Hersteller, der regionale Sanitätsfachhandel, Apotheken für Arzneimittel und Einkaufsgemeinschaften. Einkaufsgenossenschaften wie die P.E.G. Einkaufs- und Betriebsgenossenschaft eG oder die Sanitätshaus Aktuell AG bündeln Bedarf und verhandeln zentral.

Bei Verbrauchsmaterial entscheidet die Sortimentsbreite über den Aufwand. Wer Inkontinenz, Desinfektion und Wundversorgung bei einem Anbieter bündelt, spart Bestellschritte, verliert aber Vergleichbarkeit.

Anbieter wie Burmeier führen Pflegebetten und passende Pflegemöbel in eigenen Produktprogrammen. Für Medizinprodukte gilt die EU-Medizinprodukteverordnung, für den Betrieb die Medizinprodukte-Betreiberverordnung. Pflegebetten müssen zudem Normen wie DIN EN 60601-2-52 erfüllen.

Neben Pflegebedarf kaufen Einrichtungen Energie, Reinigung, Wäscherei, Entsorgung, Küchenleistungen und IT. Diese Warengruppen folgen eigenen Marktlogiken, weil Personal- und Logistikkosten den Preis bestimmen.

Risiko: Ein einziger Lieferant für Inkontinenzversorgung oder Handschuhe erzeugt ein Klumpenrisiko. Fällt er aus, steht die Versorgung innerhalb weniger Tage still. Zwei Anbieter in einem Rahmenvertrag oder ein definierter Sicherheitsbestand senken dieses Risiko deutlich.

Lieferantenbewertung: Kennzahlen und Ausschlussgründe

Wer Lieferanten regelmäßig bewertet, erkennt Ausfälle früher. Bewährt haben sich wenige Kennzahlen, die quartalsweise ausgewertet werden:

• Liefertreue in Prozent der termingerechten Lieferungen
• Reklamationsquote je 1.000 Lieferpositionen
• Reaktionszeit auf Störungsmeldungen in Stunden
• Preisveränderung im Vergleich zum vereinbarten Index
• Nachweis von Schulungen und Ersatzteilzusagen

Ausschlussgründe prüft der Auftraggeber bei jeder Vergabe neu. Dazu gehören rechtskräftige Verurteilungen wegen Korruption, Verstöße gegen Steuer- oder Sozialabgabenpflichten und schwere Verstöße gegen Arbeits- oder Umweltrecht. Die Grundlagen stehen in den §§ 123 und 124 GWB.

Markterkundung ist erlaubt, Vorfestlegung nicht. Fachgespräche mit Anbietern sind zulässig, solange sie allen Bietern gleiche Chancen lassen und dokumentiert werden.

Die Präqualifikation ersetzt im Unterschwellenbereich viele Einzelnachweise. Anerkannte Präqualifikationsverzeichnisse führen Vergabekammern, Handwerkskammern und Industrie- und Handelskammern. Wer dort eingetragen ist, muss Unterlagen seltener erneut vorlegen.

Rahmenverträge: Inhalt, Laufzeit und Preisgleitklausel

Ein Rahmenvertrag legt Preise, Lieferzeiten und Konditionen für eine feste Laufzeit fest. Einzelaufträge werden später nur noch abgerufen. Das senkt Bestellaufwand und Preisrisiko, es bindet den Betrieb aber auch.

Typische Laufzeiten liegen zwischen 24 und 48 Monaten. Im Oberschwellenbereich gilt für Rahmenvereinbarungen eine Regelgrenze von vier Jahren, längere Laufzeiten brauchen eine Begründung. Verlängerungsoptionen sollten kalendermäßig fixiert werden.

Mindestabnahmemengen sind bequem für den Anbieter und riskant für den Betrieb. Wird die vereinbarte Menge nicht erreicht, drohen Nachzahlungen. Besser sind Preisstaffeln ohne Abnahmeverpflichtung.

Die Preisgleitklausel entscheidet über den wirtschaftlichen Erfolg. Sie sollte einen öffentlich zugänglichen Index benennen, etwa den Erzeugerpreisindex des Statistischen Bundesamtes, dazu eine Anpassungsschwelle und eine Obergrenze je Anpassungsrunde.

Bei Abrufsystemen gehört der Bestellweg in den Vertrag: Katalog, Freigabegrenzen und Vertretungsregeln. Ohne diese Regeln bestellen einzelne Wohnbereiche am Vertrag vorbei, und die Bündelungswirkung verpufft.

Nachträgliche Änderungen sind heikel. Werden Umfang oder Preis wesentlich geändert, entsteht ein neuer Auftrag mit neuer Vergabepflicht. Die Einzelheiten regelt § 132 GWB zu wesentlichen Änderungen.

Ein weiterer Punkt ist die Exit-Regelung. Bei Insolvenz, Eigentümerwechsel oder anhaltender Schlechtleistung braucht der Betrieb ein außerordentliches Kündigungsrecht und eine Übergangsfrist für Ersatzlieferungen.

Checkliste für den Rahmenvertrag

Diese Punkte gehören in jeden Rahmenvertrag für Pflegebedarf. Fehlt einer, wird er im Streitfall teuer.

• Laufzeit, Verlängerungsoption und Kündigungsfristen
• Preise, Index, Anpassungsschwelle und Obergrenze
• Abrufberechtigte, Mindest- und Höchstmengen, Lieferfristen
• Service-Level, Ersatzteilversorgung und Schulungszusagen
• Konformitätsnachweise, Versicherung, Datenschutz und Sanktionen

Die Liste sollte vor der Veröffentlichung der Vergabeunterlagen abgearbeitet sein. Spätere Nachverhandlungen über wesentliche Punkte sind ein Vergaberisiko und kosten Zeit.

Einsparpotenziale: Rechenbeispiel mit offengelegten Annahmen

Einsparungen entstehen beim Einkaufspreis, bei den Prozesskosten, bei der Kapitalbindung im Lager und bei Ausfallkosten. Der Einkaufspreis ist nur einer von vier Hebeln.

Als Planungsannahme gilt: Wer viele Einzelbestellungen auf wenige Rahmenverträge bündelt, erreicht im Pflegebedarf üblicherweise 5 bis 15 Prozent Preisvorteil. Diese Spanne ist ein Rechenwert für die eigene Kalkulation, keine zugesicherte Zahl.

Beispielrechnung eines Trägers mit offengelegten Annahmen:

• Ausgangslage: 480.000 Euro netto Ausgaben für Verbrauchsmaterial pro Jahr.
• Bündelung von 14 Lieferanten auf 4, Einkaufsvorteil 8 Prozent: 38.400 Euro netto pro Jahr.
• Abwicklung: 9.000 Bestell- und Rechnungsvorgänge, interne Kosten 5 Euro je Vorgang, Reduktion auf 6.000 Vorgänge: 15.000 Euro pro Jahr.
• Einmalige Kosten für Ausschreibung und Vertragsanbahnung: 12.000 Euro.
• Ergebnis im ersten Jahr: 41.400 Euro netto, ab dem zweiten Jahr 53.400 Euro netto.

Der größte Effekt entsteht selten beim Preis, sondern in der Abwicklung. Weniger Lieferanten bedeuten weniger Bestellungen, weniger Rechnungen und weniger Klärungsfälle im Wareneingang.

Die Bestandshöhe ist der unsichtbare Kostenblock. Sicherheitsbestände binden Kapital und veralten bei Produktwechseln. Ein Lagerumschlag von vier bis sechs Mal pro Jahr ist für Verbrauchsmaterial eine sinnvolle Zielmarke.

Wichtig ist die Gegenrechnung. Ein Preisvorteil von 8 Prozent verpufft, wenn die Laufzeit vier Jahre beträgt und der Marktpreis im gleichen Zeitraum um 10 Prozent sinkt. Ein zweiter Anbieter im Verfahren schafft Vergleichbarkeit.

Risiken und Schutzmaßnahmen

Die folgende Übersicht ordnet die wichtigsten Risiken. Die Wahrscheinlichkeitsangabe ist eine Einschätzung für einen durchschnittlichen Pflegebetrieb, kein Messwert.

Risiko	Wahrscheinlichkeit (Einschätzung)	Schutzmaßnahme
Rückforderung von Fördermitteln nach Vergabeverstoß	mittel bei geförderten Baumaßnahmen, gering beim Verbrauchsmaterial	Schwellenwert prüfen, Verfahren dokumentieren, Freigabe einholen
Überhöhte Preise durch lange Bindung	mittel	Preisgleitklausel, Marktvergleich, Kündigungsrecht
Ausfall des einzigen Lieferanten	gering bis mittel	Zweitlieferant, Sicherheitsbestand, Ersatzteilzusage
Formfehler in der Bekanntmachung	gering bei Nutzung von Standardtools	Vier-Augen-Prinzip, Fristen prüfen, Rügen ernst nehmen
Nachträgliche Leistungsänderung ohne Verfahren	mittel	Änderungen im Vertragsrahmen halten, § 132 GWB beachten

Zwei Maßnahmen wirken in fast allen Fällen: eine vollständige Vergabeakte und ein Zweitlieferant für versorgungskritische Artikel. Beides kostet wenig und verkürzt die Reaktionszeit im Schadensfall.

Dokumentation ist die günstigste Versicherung. Angebote, Wertungsbögen und Vergabevermerke gehören in die Vergabeakte, solange Aufbewahrungsfristen laufen.

Eine Ausschreibung in fünf Schritten

Die Reihenfolge ist entscheidend. Wer erst Angebote einholt und dann den Schwellenwert prüft, riskiert die Wiederholung des Verfahrens.

1. Bedarf und Auftragswert bestimmen: Jahresmenge mit der Laufzeit multiplizieren, netto rechnen, Schwellenwert prüfen.
2. Markterkundung und Eignungskriterien festlegen: Referenzen, Zertifikate, Konformitätsnachweise, Lieferfähigkeit.
3. Verfahren wählen und bekanntmachen: national oder EU-weit, mit vollständigen Vergabeunterlagen.
4. Angebote werten und Zuschlag erteilen: Zuschlagskriterien vorher festlegen, Preis und Qualität getrennt bewerten.
5. Vertrag und Abrufe steuern: Kennzahlen prüfen, Verlängerung rechtzeitig entscheiden, Änderungen dokumentieren.

Vor der Bekanntmachung gehört die Leistungsbeschreibung auf den Prüfstand. Sie muss produktneutral bleiben, sonst sind Wettbewerbsverstöße und Rügen programmiert.

Digitalisierung: Bestellkataloge und Abrufsysteme

Elektronische Bestellkataloge verkürzen den Bestellvorgang erheblich. Statt Einzelanfragen per E-Mail bestellen Wohnbereiche direkt aus dem vereinbarten Sortiment.

Wichtig ist die Anbindung an das Warenwirtschaftssystem. Ohne automatische Übernahme in die Buchhaltung entsteht doppelte Erfassung, und der Nutzen bleibt gering.

Häufige Fehlerquelle: fehlende Sperren. Ist ein Artikel nicht im Katalog, wird er außerhalb des Rahmenvertrags beschafft. Eine Freigaberegel mit Schwellenwert verhindert das.

Vor der Einführung lohnt der Blick auf den Datenexport in das Warenwirtschaftssystem. Ebenso wichtig sind die Abbildung der Preisgleitklausel und klare Rollenrechte für Bestellungen.

Häufige Fragen

Muss ein privater Pflegebetrieb Aufträge ausschreiben?

Nicht aufgrund des Vergaberechts. Eine Pflicht entsteht erst durch Fördermittel oder eine öffentlich-rechtliche Trägerschaft.

Ab welchem Auftragswert gilt das EU-Vergaberecht?

Bei Liefer- und Dienstleistungen liegt der Schwellenwert für die meisten Auftraggeber bei 221.000 Euro netto. Maßgeblich ist der geschätzte Gesamtwert ohne Umsatzsteuer, nicht der Einzelauftrag.

Wie lange darf ein Rahmenvertrag laufen?

Üblich sind 24 bis 48 Monate. Im Oberschwellenbereich gilt eine Regelgrenze von vier Jahren. Längere Laufzeiten brauchen eine Begründung und eine Anpassungsmechanik.

Welche Nachweise muss ein Lieferant erbringen?

Handelsregisterauszug, Nachweise zu Steuern und Sozialabgaben, Erklärung zu Ausschlussgründen, Tariftreue, Versicherungsnachweis, Referenzen und bei Medizinprodukten die Konformitätserklärung.

Darf ich bestehende Verträge einfach verlängern?

Nur im Rahmen der vereinbarten Optionen. Eine Verlängerung ohne vertragliche Grundlage oder eine wesentliche Erweiterung kann eine neue Ausschreibungspflicht auslösen.