Wie finden Pflegebetriebe geeignete Lieferanten für Pflegebedarf?

Das Wichtigste auf einen Blick

Teilen Sie den Bedarf vor der Suche in Warengruppen: Verbrauchsmaterial, Medizinprodukte, Ausstattung und Dienstleistungen.
Suchen Sie parallel in Vergabeportalen, Lieferantenverzeichnissen, Verbandslisten und auf Fachmessen.
Prüfen Sie Zertifikate, Lieferfähigkeit und den Bruttopreis inklusive Mehrwertsteuer, Fracht und Verpackung.
Halten Sie zwei bis drei freigegebene Lieferanten je Warengruppe vor und vereinbaren Sie Staffelpreise mit fester Laufzeit.

Warengruppen und typische Anbieter

Die Suche beginnt mit der Sortierung des eigenen Bedarfs, denn jede Warengruppe folgt anderen Regeln. Verbrauchsmaterial wird täglich gebraucht, Medizinprodukte unterliegen der MDR, Ausstattung wird selten beschafft, Dienstleistungen laufen als Rahmenvertrag.

Warengruppe	Beispiele	Typische Anbieter
Verbrauchsmaterial	Einweghandschuhe, Wundauflagen, Bettschutzeinlagen	Paul Hartmann, B. Braun, Lohmann & Rauscher, Medline
Inkontinenzversorgung	Vorlagen, Pants, Windeln	Essity (TENA), Ontex, Attindas (Attends)
Desinfektion	Flächen- und Händedesinfektionsmittel, Spender	Bode Chemie, Schülke & Mayr, Dr. Schumacher
Pflegebetten und Mobilität	Pflegebetten, Aufrichter, Rollstühle	Stiegelmeyer, Wissner-Bosserhoff, Arjo

Kleinere Häuser beziehen Verbrauchsmaterial über regionale Sanitätshäuser, größere Träger verhandeln direkt mit Herstellern oder bündeln ihren Bedarf in Einkaufsgemeinschaften. Der Direktbezug senkt den Stückpreis, erhöht aber Mindestbestellmenge und Lageraufwand.

Lieferantensuche in vier Schritten

Bedarf beschreiben: Monatsmenge, Qualitätsanforderung, Lieferrhythmus, Anlieferstelle und Ansprechpartner festhalten.
Quellen abarbeiten: Vergabeportale, Lieferantenverzeichnisse, Verbandslisten, Messekataloge und Empfehlungen aus dem Netzwerk prüfen.
Einheitlich anfragen: Lastenheft und Preisblatt an alle Anbieter senden, damit die Angebote vergleichbar sind.
Prüfen und entscheiden: Muster testen, Referenzen einholen, Rahmenvertrag mit Laufzeit, Kündigungsfrist und Preisgleitklausel schließen.

Vergabebekanntmachungen zeigen, welche Anbieter aktuell liefern und welche Leistung sie beschreiben. Im Bundesanzeiger lassen sich Vergabebekanntmachungen und Jahresabschlüsse recherchieren, was zusätzlich die Bonitätsprüfung erleichtert.

Ergänzend nutzen Einkäufer die Deutsche Ausschreibungsdatenbank, das EU-Portal TED und die Vergabeplattformen der einzelnen Länder.

Lieferantenverzeichnisse wie Wer liefert was oder Europages filtern Anbieter nach Warengruppe, Region und Zertifikaten. Branchenverbände wie der bpa, der VDAB oder der Bundesverband Medizintechnologie (BVMed) vermitteln Kontakte und liefern Marktüberblicke. Das Hilfsmittelverzeichnis des GKV-Spitzenverbandes grenzt ein, welche Produkte erstattungsfähig sind. Fachmessen wie die Altenpflege in Nürnberg, die REHACARE oder die MEDICA in Düsseldorf bündeln Anbieter an wenigen Tagen.

Prüfkriterien für die Lieferantenauswahl

Vor der Freigabe prüfen Einkäufer fünf Punkte und dokumentieren das Ergebnis je Lieferant.

Zertifikate: CE-Kennzeichnung, Konformitätserklärung nach MDR, ISO 13485 für Medizinprodukte, ISO 9001 für Abläufe.
Lieferfähigkeit: Lieferzeit in Tagen, Mindestbestellmenge, Lagerverfügbarkeit und ein benannter Vertretungsanbieter.
Preise: Nettopreis, Rabattstaffel, Frachtkosten, Verpackungseinheit, Zahlungsziel und Umsatzsteuersatz.
Qualität und Service: Reklamationsquote, Chargendokumentation, fester Ansprechpartner, Schulungsangebot.
Wirtschaftliche Lage: Bonitätsauskunft, veröffentlichte Jahresabschlüsse und Referenzen vergleichbarer Einrichtungen.

Rechenbeispiel: Monatsbedarf einer Wohngruppe

Das folgende Rechenbeispiel zeigt, wie sich Angebote auf eine vergleichbare Basis bringen lassen. Die Nettopreise sind angenommene Beispielwerte für eine Wohngruppe mit zwanzig Bewohnerinnen und Bewohnern.

Einweghandschuhe: 4.000 Stück zu 0,04 Euro netto je Stück ergibt 160,00 Euro.
Inkontinenzvorlagen: 1.200 Stück zu 0,28 Euro netto ergibt 336,00 Euro.
Flächendesinfektion: 20 Liter zu 6,50 Euro netto je Liter ergibt 130,00 Euro.
Bettschutzeinlagen: 600 Stück zu 0,22 Euro netto ergibt 132,00 Euro.

Die Summe beträgt 758,00 Euro netto. Mit 19 Prozent Umsatzsteuer ergibt das 902,02 Euro brutto. Für Hilfsmittel kann der ermäßigte Satz von 7 Prozent gelten, für Verbrauchsmaterial gilt in der Regel der Regelsteuersatz.

Vergaberecht und MDR als Rahmen

Private Pflegebetriebe wählen ihre Lieferanten frei. Kommunale Träger, Eigenbetriebe und Zuwendungsempfänger gelten dagegen als öffentliche Auftraggeber. Für die meisten von ihnen beginnt die EU-weite Ausschreibungspflicht bei 221.000 Euro netto Auftragswert für Lieferungen und Dienstleistungen; Schwellenwerte und Verfahren beschreibt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz.

Pflegebetten, Absaugpumpen und Sterilisatoren sind Medizinprodukte. Anbieter müssen die Medizinprodukteverordnung (EU) 2017/745 erfüllen und CE-Kennzeichnung, Konformitätsbewertung sowie technische Dokumentation vorhalten. Einkäufer prüfen Produktklasse, Zweckbestimmung, Einweisung und die Meldung von Vorkommnissen.

Häufige Fragen

Müssen Pflegebetriebe Lieferanten öffentlich ausschreiben?

Nur öffentliche Auftraggeber, etwa kommunale Träger und Zuwendungsempfänger. Private Betreiber entscheiden frei, sollten Angebote aber schriftlich vergleichen und ihre Entscheidung begründen.

Welche Nachweise sollten Lieferanten vorlegen?

Bei Medizinprodukten CE-Konformitätserklärung und ISO 13485, dazu ISO 9001 für Abläufe. Wichtig sind Gültigkeitsdatum und ausstellende Stelle der Zertifikate.

Wie viele Lieferanten sind sinnvoll?

Zwei bis drei je Warengruppe: ein Hauptlieferant für den Regelbedarf, ein zweiter für Engpässe und ein dritter für Sonderartikel.

Wie vergleiche ich Preise richtig?

Alle Positionen auf Bruttopreise inklusive Fracht, Verpackung und Mehrwertsteuer umrechnen und dieselbe Menge zugrunde legen. Boni und Rabatte erst danach bewerten.

Was tun bei einem Lieferausfall?

Ersatzlieferant aus der Freigabeliste aktivieren, Sicherheitsbestand prüfen und im Rahmenvertrag Nachlieferpflicht sowie Vertragsstrafe regeln.