Welche Kennzahlen steuern einen Pflegebetrieb wirtschaftlich?

Das Wichtigste auf einen Blick

Auslastung, Fachkraftquote, Fallkosten, Personalkostenquote und Deckungsbeitrag bilden das monatliche Steuerungsset.
Zielwerte: Auslastung ab 92 Prozent, Personalkostenquote unter 65 Prozent, Fachkraftquote ab 50 Prozent.
Das Statistische Bundesamt liefert die amtliche Datenbasis für Belegung und Personal.
Das SGB XI regelt Vergütung und Pflegesätze, die in die Kalkulation einfließen.

Auslastung und Fachkraftquote berechnen

Die Auslastung zeigt, wie viele der verfügbaren Plätze belegt sind. Formel: belegte Plätze geteilt durch verfügbare Plätze mal 100. Ein Wert unter 90 Prozent bedeutet Leerlaufkosten. Der Zielwert liegt bei 92 bis 95 Prozent. Das Statistische Bundesamt veröffentlicht dazu monatliche und jährliche Daten zu Pflegebedürftigen und Einrichtungen. Statistisches Bundesamt: Pflegebedürftige in Deutschland

Die Belegungsquote ist ein anderer Begriff für die Auslastung. Rechnen Sie beide Werte getrennt für stationäre und ambulante Bereiche. Ein ambulanter Pflegedienst steuert die Auslastung über die Zahl der Einsätze pro Tag und die Tourenlänge. Der Zielwert für die Auslastung liegt bei 92 bis 95 Prozent. Werte unter 90 Prozent erzeugen Leerlaufkosten bei Personal und Fahrzeugen.

Die Fachkraftquote misst den Anteil examinierter Pflegekräfte an allen Pflegestunden. Formel: Fachkraftstunden geteilt durch Gesamtpflegestunden mal 100. Nach den Rahmenverträgen nach § 75 SGB XI liegt der Zielwert in der Regel bei mindestens 50 Prozent. Sozialgesetzbuch XI: Soziale Pflegeversicherung

Die Fachkraftquote wird auch als Fachkraftanteil bezeichnet. Sie bezieht sich auf die geleisteten Pflegestunden, nicht auf die Köpfe. Ein Heim mit 40 Examinierten und 60 Hilfskräften hat rechnerisch eine Quote von 40 Prozent, wenn alle gleich lang arbeiten. Der Zielwert von 50 Prozent bezieht sich auf die Stunden. Prüfen Sie die Quote monatlich pro Wohnbereich.

Fallkosten, Personalkostenquote und Deckungsbeitrag

Fallkosten sind die durchschnittlichen Kosten pro Pflegefall und Monat. Formel: Gesamtkosten geteilt durch Anzahl der Pflegefälle. Ein Zielwert liegt bei 3.000 bis 3.500 Euro pro Fall. Die Personalkostenquote setzt die Personalkosten ins Verhältnis zum Umsatz. Formel: Personalkosten geteilt durch Gesamtumsatz mal 100. Zielwert: unter 65 Prozent.

Die Fallkosten setzen sich aus Personalkosten, Sachkosten und Verwaltungskosten zusammen. Rechnen Sie die Fallkosten pro Pflegegrad. Ein Pflegegrad 4 verursacht höhere Kosten als Pflegegrad 2. Die Personalkostenquote sollte für die Pflege unter 65 Prozent liegen. Für die Verwaltung liegt der Zielwert bei unter 15 Prozent.

Der Deckungsbeitrag zeigt, was nach Abzug der variablen Kosten übrig bleibt. Formel: Umsatz minus variable Kosten. Variable Kosten sind zum Beispiel Pflegematerial, Verpflegung und Wäsche. Der Zielwert pro Fall liegt bei mindestens 2.500 Euro pro Monat. Abrechnungssoftware unterstützt die monatliche Auswertung. Opta Data: Abrechnung und Software für Pflege

Der Deckungsbeitrag pro Pflegegrad zeigt, welcher Grad profitabel ist. Rechnen Sie den Deckungsbeitrag für jeden Pflegegrad getrennt. Ein negativer Deckungsbeitrag bedeutet, dass die variablen Kosten den Umsatz übersteigen. Dann müssen Sie den Pflegesatz oder die Prozesse anpassen.

Beispielrechnung für einen Monat

Ein Pflegeheim mit 80 Plätzen, 74 belegten Plätzen und einem monatlichen Pflegesatz von 3.800 Euro pro Bewohner. Die Auslastung beträgt 92,5 Prozent. Der Gesamtumsatz liegt bei 281.200 Euro. Variable Kosten pro Bewohner: 1.100 Euro, gesamt 81.400 Euro. Der Deckungsbeitrag beträgt 199.800 Euro.

Die Personalkosten liegen bei 180.000 Euro, die Personalkostenquote bei 64 Prozent. Fallkosten: 3.532 Euro pro Bewohner. Das Betriebsergebnis beträgt 19.800 Euro.

Die Pflegeleistung selbst ist nach § 4 Nr. 16 UStG umsatzsteuerfrei. Softwarelizenzen werden mit 19 Prozent MwSt. berechnet, zum Beispiel 199 Euro netto, 236,81 Euro brutto pro Monat.

Die Tabelle zeigt die Beispielwerte für einen Monat. Alle Beträge sind Nettowerte. Die Pflegeleistung ist umsatzsteuerfrei. Software und Material werden mit 19 Prozent MwSt. berechnet.

Zielwerte und Steuerungsrhythmus

Die Auslastung sollte monatlich geprüft werden. Die Fachkraftquote ist eine gesetzliche Vorgabe. Die Personalkostenquote zeigt die Effizienz des Personaleinsatzes. Die Fallkosten dienen dem Vergleich zwischen Einrichtungen. Der Deckungsbeitrag zeigt den finanziellen Spielraum.

Prüfen Sie die Kennzahlen monatlich. Vergleichen Sie die Auslastung mit den amtlichen Daten des Statistischen Bundesamtes. Statistisches Bundesamt: Pflegebedürftige nach Versorgungsart

Häufige Fragen

Wie oft sollten Kennzahlen geprüft werden?

Monatlich. Nur so erkennen Sie Abweichungen bei Auslastung und Personalkostenquote früh.

Welche Kennzahl zeigt Personalengpässe?

Die Fachkraftquote. Sinkt sie unter 50 Prozent, drohen Vergütungsabzüge.

Was tun bei einer Personalkostenquote über 70 Prozent?

Prüfen Sie Überstunden, Leasingkräfte und die Auslastung. Senken Sie die Kosten oder erhöhen Sie die Belegung.

Welche Rolle spielt die Umsatzsteuer?

Pflegeleistungen sind nach § 4 Nr. 16 UStG umsatzsteuerfrei. Software und Material werden mit 19 Prozent MwSt. berechnet.

Wie hilft das SGB XI bei der Kalkulation?

Das SGB XI regelt Pflegesätze und Vergütungsvereinbarungen. Diese sind die Grundlage für Umsatz und Deckungsbeitrag.