Pflegebetriebe
Teil von Pflegebetriebe führen: Betriebswirtschaft und Organisation für Leitungskräfte
Fallkosten und Deckungsbeitrag im Pflegebetrieb berechnen
Kennzahlen im Pflegebetrieb: So berechnen Sie Fallkosten und Deckungsbeitrag je Pflegegrad, prüfen die Verwaltungskosten und ziehen die Konsequenzen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Fallkosten zeigen, was ein Pflegefall im Monat kostet. Der Deckungsbeitrag zeigt, was nach den variablen Kosten bleibt.
- Rechnen Sie beide Werte je Pflegegrad getrennt, denn ein Pflegegrad 4 verursacht höhere Kosten als ein Pflegegrad 2.
- Die Verwaltungskosten dienen als Gegenprobe, ihr Zielwert liegt unter 15 Prozent.
- Ein negativer Deckungsbeitrag verlangt einen angepassten Pflegesatz oder angepasste Prozesse.
Fallkosten Schritt für Schritt ermitteln
Fallkosten sind die durchschnittlichen Kosten pro Pflegefall und Monat. Sie berechnen sich als Gesamtkosten geteilt durch die Zahl der Pflegefälle. Als Zielwert gelten 3.000 bis 3.500 Euro pro Fall. Wichtig ist, dass Sie jeden Monat nach demselben Schema rechnen.
- Tragen Sie die Personalkosten des Monats zusammen.
- Addieren Sie die Sachkosten und die Verwaltungskosten.
- Teilen Sie die Summe durch die Zahl der Pflegefälle.
- Wiederholen Sie die Rechnung einzeln für jeden Pflegegrad.
Die Fallkosten setzen sich aus Personalkosten, Sachkosten und Verwaltungskosten zusammen. Die Personalkosten liefert eine gut organisierte Personalverwaltung, die übrigen Posten stammen aus der Buchhaltung. Ein Durchschnitt über alle Bewohner verdeckt Unterschiede, deshalb gehört die getrennte Rechnung dazu.
Auch das Gesetz denkt in Pflegegraden: Die Pflegesätze müssen leistungsgerecht sein und sind nach dem Versorgungsaufwand entsprechend den fünf Pflegegraden einzuteilen. Eine Kostenrechnung je Pflegegrad bildet diese Staffelung der Erlöse auf der Kostenseite nach und macht beide Seiten vergleichbar.
Deckungsbeitrag je Pflegegrad getrennt rechnen
Der Deckungsbeitrag ist der Umsatz minus die variablen Kosten. Er zeigt den finanziellen Spielraum, der nach den variablen Kosten bleibt. Variable Kosten sind zum Beispiel Pflegematerial, Verpflegung und Wäsche. Als Zielwert gelten mindestens 2.500 Euro pro Fall und Monat.
Rechnen Sie den Deckungsbeitrag für jeden Pflegegrad getrennt, dann erkennen Sie, welcher Pflegegrad profitabel ist. Ein negativer Deckungsbeitrag bedeutet, dass die variablen Kosten den Umsatz übersteigen. In diesem Fall reicht ein Blick auf den Durchschnitt nicht, Sie brauchen die Zahl je Pflegegrad.
Wer die Einkaufspreise für Pflegematerial vergleicht, setzt direkt bei den variablen Kosten an. Die monatliche Auswertung je Pflegegrad unterstützt eine Abrechnungssoftware, sodass Sie die Rechnung nicht von Hand wiederholen müssen.
Verwaltungskosten als Gegenprobe
Die Verwaltungskostenquote zeigt, wie groß der Anteil der Verwaltung an den Gesamtkosten ist. Für die Verwaltung liegt der Zielwert bei unter 15 Prozent. Sie dient als Gegenprobe zu den Fallkosten, weil Verwaltungskosten in jeden Pflegefall einfließen.
Liegen die Fallkosten über dem Korridor von 3.000 bis 3.500 Euro, prüfen Sie zuerst die drei Kostenarten. Fragen Sie, ob Personalkosten, Sachkosten oder Verwaltungskosten die Abweichung treiben. Erst danach lohnt es sich, über Pflegesatz oder Abläufe zu sprechen, denn nur so behandeln Sie die eigentliche Ursache.
Rechenbeispiel für einen Monat
Ein Pflegeheim hat 80 Plätze, 74 belegte Plätze und einen Pflegesatz von 3.800 Euro pro Bewohner und Monat. Der Gesamtumsatz beträgt 281.200 Euro. Die variablen Kosten liegen bei 1.100 Euro pro Bewohner, die Personalkosten bei 180.000 Euro für den Monat.
| Schritt | Rechnung | Ergebnis |
|---|---|---|
| Variable Kosten gesamt | 74 * 1.100 | 81.400 Euro |
| Deckungsbeitrag | 281.200 - 81.400 | 199.800 Euro |
| Fallkosten | (180.000 + 81.400) / 74 | 3.532 Euro |
| Betriebsergebnis | 281.200 - 180.000 - 81.400 | 19.800 Euro |
Die Fallkosten von 3.532 Euro liegen über dem Korridor von 3.000 bis 3.500 Euro. Der Deckungsbeitrag bleibt positiv, und das Betriebsergebnis beträgt 19.800 Euro. Alle Beträge sind Nettowerte. Die tatsächliche Höhe der variablen Kosten hängt von Pflegegrad und hauswirtschaftlichen Verträgen ab.
Ergebnisse lesen und Konsequenzen ziehen
Ein negativer Deckungsbeitrag ist das deutlichste Warnsignal. Dann übersteigen die variablen Kosten den Umsatz, und Sie müssen den Pflegesatz oder die Prozesse anpassen. Beginnen Sie bei dem Pflegegrad, dessen Wert am weitesten unter dem Zielwert liegt. Auf der Prozessseite hilft es, den Kernprozess schriftlich zu erfassen.
Planen Sie dafür rechtzeitig, denn die Pflegesatzvereinbarung ist im Voraus für einen künftigen Zeitraum zu treffen, nämlich vor Beginn der jeweiligen Wirtschaftsperiode des Pflegeheims. Wer die Zahlen je Pflegegrad früh kennt, geht mit belegten Argumenten in die Verhandlung.
- Fallkosten je Pflegegrad berechnet
- Deckungsbeitrag je Pflegegrad mit dem Zielwert von 2.500 Euro verglichen
- Verwaltungskosten gegen die Grenze von 15 Prozent geprüft
- Auslastung und Fachkraftquote als Rahmen kontrolliert
Auslastung und Fachkraftquote bilden den Rahmen dieser Rechnung, ihre Schwellenwerte zeigt die Grafik.
Auslastung und Fachkraftquote
- 92–95 %Zielwert Auslastung
- unter 90 %Leerlaufkosten
- mindestens 50 %Zielwert Fachkraftquote
Wie Leitungskräfte alle Kennzahlen im Zusammenhang steuern, behandelt Pflegebetriebe führen im größeren Rahmen.
Häufige Fragen
Was zählt zu den variablen Kosten?
Zum Beispiel Pflegematerial, Verpflegung und Wäsche. Die tatsächliche Höhe hängt von Pflegegrad und hauswirtschaftlichen Verträgen ab.
Warum Fallkosten je Pflegegrad?
Ein Pflegegrad 4 verursacht höhere Kosten als ein Pflegegrad 2. Der Durchschnitt über alle Fälle verdeckt diesen Unterschied.
Was bedeutet ein negativer Deckungsbeitrag?
Die variablen Kosten übersteigen den Umsatz. Dann müssen Sie den Pflegesatz oder die Prozesse anpassen.
Welche Rolle spielt die Umsatzsteuer?
Pflegeleistungen sind nach § 4 Nr. 16 UStG umsatzsteuerfrei. Software und Material werden mit 19 Prozent MwSt. berechnet. Wie sich die Kosten für Pflegesoftware zusammensetzen, lässt sich getrennt berechnen.
