QM-Team in Pflegebetrieben einrichten: Schritte von Beschluss bis Audit

Das Wichtigste auf einen Blick

• Startpunkt ist ein Beschluss der Geschäftsleitung, der Rollen, Zeitbudget und Entscheidungsbefugnisse festhält.
• Vier Rollen reichen für den Anfang: Leitung, Pflegedienstleitung, QM-Beauftragte und interne Auditoren.
• Interne Audits stehen am Ende der Aufbauphase, nicht am Anfang.
• Die Erhebung der Ergebnisqualität (E-QM) läuft halbjährlich, die Prüfungen des Medizinischen Dienstes folgen eigenen Fristen.
• Schulungen kosten je nach Format etwa 890 bis 1.500 Euro netto, brutto rund 1.060 bis 1.785 Euro.

Schritt 1 bis 3: Beschluss, Auftrag, Rollen

Der Beschluss der Geschäftsleitung ist der erste Schritt. Er legt fest, was das QM-Team darf: Abläufe ändern, Dokumente freigeben, Budget abrufen. Fehlt dieser Auftrag, bleibt das Team ein Gesprächskreis ohne Wirkung.

Formulieren Sie konkret, zum Beispiel: vier Arbeitsstunden pro Woche je Teammitglied, ein Jahresbudget von 5.000 Euro brutto und das Recht, Prozesse zur Freigabe vorzulegen. Solche Sätze machen aus einer Absicht einen Auftrag.

Im zweiten Schritt verteilen Sie die Rollen schriftlich:

1. Einrichtungsleitung: Ressourcen, Entscheidungen, Teilnahme an der Managementbewertung.
2. Pflegedienstleitung: Prozesse im Pflegealltag und Vertretung in der Steuerungsrunde.
3. QM-Beauftragte: Dokumentenlenkung, Kennzahlen, Vorbereitung der Audits.
4. Interne Auditoren: Auditplanung, Befragung, Auditbericht.

Ein Auditor auditiert nie den Bereich, den er selbst leitet. Im dritten Schritt benennen Sie je Rolle eine Vertretung und ziehen die Bereichsleitungen hinzu. Sie liefern Daten aus den Wohnbereichen und setzen Korrekturen um.

Sitzungsfrequenz, Fristen und Datenwege

Legen Sie den Rhythmus fest, bevor Termine im Kalender verschwinden. Bewährt sind sechzig Minuten QM-Runde pro Monat, eine Steuerungsrunde mit der Leitung pro Quartal und eine Managementbewertung pro Jahr.

Die E-QM-Daten erheben Pflegeeinrichtungen halbjährlich, für das erste und zweite Kalenderhalbjahr. Die Vorgaben zur Erhebung und die Meldefristen veröffentlicht der Medizinische Dienst Bund. Planen Sie das interne Sammelende vierzehn Tage vorher, sonst fehlen Nachweise aus dem Nachtdienst.

Rechnen Sie auch die amtlichen Zahlen zu Pflegebedürftigen und Einrichtungen des Statistischen Bundesamtes in Ihre Planung ein, etwa für Personalbemessung und Belegungsvergleich. Die Pflegestatistik wird alle zwei Jahre mit Stichtag 15. Dezember erhoben.

Auch die Datenübermittlung an die Pflegekassen läuft nach festen Regeln: § 105 SGB XI beschreibt die Meldungen, die Ihre Verwaltung liefern muss. Klären Sie im QM-Team, wer diese Meldungen prüft, bevor sie das Haus verlassen.

Beispiel für einen Auditplan

Verteilen Sie die Audits über das Jahr, damit nicht alle Bereiche im gleichen Monat Unterlagen liefern müssen. Das folgende Muster ist ein Vorschlag für eine Einrichtung mit zwei Wohnbereichen.

Zeitraum	Bereich	Prüfkriterium	Auditor
Januar bis März	Wohnbereich 1	Übergabe und Pflegedokumentation	QM-Beauftragte
April bis Juni	Verwaltung	Beschaffung und Freigaben	Bereichsleitung Verwaltung
Juli bis September	Wohnbereich 2	Maßnahmen nach Beschwerden	interner Auditor
Oktober bis Dezember	alle Bereiche	Wirksamkeit der Korrekturen	QM-Beauftragte

Je Audit genügen zwei bis drei Kriterien und eine Stichprobe von fünf Akten. Tragen Sie Abweichungen mit Frist und verantwortlicher Person in eine Liste ein. Das Nachaudit prüft nur diese Punkte.

Was Schulungen kosten: Rechenbeispiel in Euro

Das folgende Rechenbeispiel nutzt gerundete Marktpreise. Holen Sie vor der Beauftragung zwei Angebote ein.

• Inhouse-Schulung QM-Grundlagen, zwei Tage, externer Referent: zwei mal 1.500,00 Euro netto, brutto 3.570,00 Euro.
• Schulung interner Auditoren, ein Tag: 1.200,00 Euro netto, brutto 1.428,00 Euro.
• Vier Plätze im offenen Seminar für QM-Beauftragte: 890,00 Euro netto je Platz, zusammen 4.236,40 Euro brutto.
• Summe: 7.760,00 Euro netto, 9.234,40 Euro brutto bei 19 Prozent Umsatzsteuer.

Rechnen Sie die Arbeitszeit der Teilnehmenden getrennt. Vier Personen an zwei Tagen binden rund 64 Einsatzstunden im Schichtdienst und damit Vertretungskosten.

Prüfungen durch Medizinischen Dienst und Heimaufsicht bestehen

Die rechtliche Grundlage für die Qualitätsprüfungen des Medizinischen Dienstes steht in § 114 SGB XI. Unterschieden werden Regelprüfungen, Anlassprüfungen und Wiederholungsprüfungen.

Die Prüfungen durch die Heimaufsicht und die Zusammenarbeit mit dem Medizinischen Dienst regelt § 115 SGB XI. Für das QM-Team heißt das: Prüfakte anlegen, Kennzahlen aktuell halten, Korrekturen nachweisen.

Drei Nachweise gehören in die Prüfakte: aktueller Auditplan, Liste der Abweichungen mit Fristen, Protokolle der Managementbewertung. Halten Sie diese Unterlagen, digital oder in Papier, griffbereit.

Häufige Fragen

Braucht unser Betrieb noch einen QM-Beauftragten?

Als Pflichtrolle fordert die DIN EN ISO 9001:2015 keinen Beauftragten mehr, wohl aber eine klare Zuständigkeit für Dokumentenlenkung und Audits. Benennen Sie eine Person und eine Vertretung.

Wie viele Personen gehören ins QM-Team?

Vier bis sechs Rollen sind praktikabel. Wichtig ist nicht die Größe, sondern die Entscheidungsbefugnis der Leitung und eine Vertretung für jede Rolle.

Wann findet das erste interne Audit statt?

Erst wenn Prozesse, Kennzahlen und Nachweise stehen, üblich im dritten Quartal nach dem Start. Danach auditieren Sie jeden Bereich mindestens einmal im Jahr.

Wie oft kommen Prüfende ins Haus?

Regelprüfungen, Anlassprüfungen und Wiederholungsprüfungen folgen den Vorgaben des SGB XI. Termine und Umfang ergeben sich aus dem Prüfauftrag der Kostenträger und der Heimaufsicht.