Welche Software unterstützt die Abrechnung in der Pflege?

Das Wichtigste auf einen Blick

Was § 105 SGB XI von der Abrechnung verlangt

Pflegeeinrichtungen melden Leistungen, Abrechnungen und Diagnosen an die Pflegekassen. Die Einzelheiten regelt § 105 SGB XI im Sozialgesetzbuch XI: Der Datensatz muss vollständig und maschinenlesbar sein. Ändert die Verwaltung einen Pflegegrad, einen Vergütungssatz oder eine Verordnung, muss die Abrechnung diese Änderung übernehmen.

Fehlerhafte Übermittlungen erzeugen Rückläuferdateien, die die Verwaltung einzeln korrigieren und erneut versenden muss. Zeigt die Software diese Fehler schon vor dem Versand an, sinkt der Aufwand in der Nachbearbeitung deutlich.

Vier Anbieter und ihre Abrechnungsmodule

Vier Anbieter begegnen Abrechnungsverantwortlichen in Anfragen und Ausschreibungen regelmäßig. Sie unterscheiden sich bei Betriebsform, Schnittstellen und abgedeckten Abrechnungsarten, nicht bei der Leistungserfassung selbst.

Connext Vivendi führt Klienten- und Bewohnerstammdaten, Leistungserfassung und Rechnungsstellung in einer Datenbasis zusammen. Ein geänderter Pflegegrad wirkt damit direkt auf den nächsten Abrechnungslauf. Das Modul deckt Pflegekassen, Sozialhilfeträger und Selbstzahler ab und bringt die Schnittstellen zu den Kostenträgern mit.

Opta Data verbindet Software und Dienstleistung. Einrichtungen können die Abrechnung selbst erstellen oder an das Abrechnungszentrum übergeben. Für Pflegefachberufe beschreibt Opta Data Abrechnung, Software und Services mit Dokumentation und Abrechnung in einer Anwendung. Die Abrechnung umfasst Pflegeleistungen und angrenzende Fachbereiche.

Sander legt den Schwerpunkt auf Leistungen nach SGB XI und SGB XII und ergänzt die Privatliquidation. Das Modul verwaltet Leistungskataloge, ordnet Positionen den einzelnen Kostenträgern zu und erzeugt die Abrechnungsdateien für die Kassen. Unterschiedliche Katalogstände der Kassen bleiben damit trennbar.

HMM stellt die Abrechnung in eine Verwaltungslösung mit Stammdaten, Verträgen und Kostenträgerverwaltung. Die Software übergibt Abrechnungsdateien an die Kassen und liest Rückläufer wieder ein. Nach Anbieterangaben richtet sich der Funktionsumfang nach der Betriebsform der Einrichtung.

Keiner der vier Anbieter nennt Listenpreise auf der Website. Angebote entstehen aus Klienten- oder Platzahl, Modulumfang, Zahl der Schnittstellen und Betriebsform.

Schnittstellen zu Pflegekassen und Sozialhilfeträgern

Der Datenaustausch läuft zwischen Einrichtung, Pflegekasse und Sozialhilfeträger. Die Software verwaltet Kostenträgerstämme, Vertragsnummern und Vergütungssätze, erzeugt Sammel- und Einzelabrechnungen und liest Rückläuferdateien ein. Prüfungen vor dem Versand verhindern komplette Fehlerläufe.

Wie groß der Adressatenkreis ist, zeigt die amtliche Statistik. Das Statistische Bundesamt weist für Ende 2023 rund 5,7 Millionen Pflegebedürftige aus. Jede Änderung an Pflegegrad oder Leistung erzeugt einen Datensatz, den die Verwaltung abrechnen und übermitteln muss.

Beispielrechnung: Monatskosten eines Abrechnungsmoduls

Die Rechnung nutzt angenommene Modulpreise für einen Pflegedienst mit 60 Klienten. Sie ist kein Angebot der genannten Anbieter, sondern zeigt, wie sich monatliche Kosten zusammensetzen.

Einmalige Einrichtungskosten und Schulungstage kommen hinzu. Steigt die Klientenzahl, staffeln viele Anbieter die Grundgebühr nach oben.

Häufige Fragen

Reicht eine Pflegedokumentation für die Abrechnung?

Nur wenn das Modul Leistungen, Pflegegrade und Vergütungssätze zusammenführt. Reine Dokumentationsprogramme erzeugen keine Abrechnungsdatensätze für die Kassen.

Welche Formate verlangen die Pflegekassen?

Grundlage ist der Datensatz nach § 105 SGB XI, den die Software als Sammelabrechnung erzeugt. Die Kassen melden unvollständige oder fehlerhafte Sätze über Rückläuferdateien zurück.

Was kostet Abrechnungssoftware in der Pflege?

Ein Pauschalpreis existiert nicht. Angebote richten sich nach Modulumfang, Klienten- oder Platzahl, Betriebsform und Schnittstellen. Beispielrechnungen liegen zwischen 100 und 200 Euro pro Monat inklusive Mehrwertsteuer.

Muss die Software Sozialhilfeträger anbinden?

Wenn die Einrichtung Leistungen nach SGB XII abrechnet, ja. Dann braucht das Modul eigene Kostenträgerstämme, abweichende Formulare und getrennte Auswertungen.