Pflegebetriebe
Teil von Pflegebetriebe führen: Betriebswirtschaft und Organisation für Leitungskräfte
Wie lässt sich der Kernprozess im Pflegebetrieb erstmals schriftlich erfassen?
Kernprozess Pflegebetrieb dokumentieren: Anleitung zur Ersterfassung mit Prozesslandkarte, BPMN 2.0, Verantwortlichkeiten, Formularen und Fristen in Arbeitstagen.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Erfasst wird der Ist-Zustand vom Erstkontakt bis zur Abmeldung, nicht der geplante Sollablauf.
- Die Ersterfassung läuft in fünf Arbeitsschritten vom Prozesssteckbrief bis zur Freigabe im QM-Handbuch.
- Gezeichnet wird in BPMN 2.0 mit draw.io oder Microsoft Visio, abgelegt im QM-Handbuch auf SharePoint oder Confluence.
- Prüfgrundlagen sind DIN EN ISO 9001:2015, die Qualitätsprüfung nach § 114 SGB XI und die Heimaufsicht der Länder.
- Jeder Schritt erhält eine Frist in Arbeitstagen und eine namentlich benannte verantwortliche Person.
Was vor dem ersten Termin festgelegt wird
Beginnen Sie mit den Prozessgrenzen. Der Kernprozess reicht von der ersten Anfrage eines Pflegebedürftigen oder seiner Angehörigen bis zur Abmeldung nach dem Leistungsende. Beide Punkte werden mit Datum und auslösendem Ereignis schriftlich festgehalten.
Prozesslandkarte Pflegebetrieb
- Führungsprozesse: Qualitätsmanagement
- Kernprozess: Erstkontakt bis Abmeldung
- Unterstützung: Beschaffung
- Unterstützung: Dienstplanung
- Unterstützung: Verwaltung
Danach entsteht die Prozesslandkarte. Sie ordnet den Kernprozess zwischen Führungsprozesse wie das Qualitätsmanagement und Unterstützungsprozesse wie Beschaffung, Dienstplanung und Verwaltung ein. Sichtbar wird die Landkarte als Übersichtsgrafik auf einer Seite.
Für die Darstellung eignet sich BPMN 2.0, die Notation der Object Management Group. Kostenlose Werkzeuge sind draw.io und der Camunda Modeler, kostenpflichtig ist Microsoft Visio. Für reine Übersichtsbilder genügt Miro. Entscheidend ist, dass die Datei versioniert und für das Team lesbar abgelegt wird.
Erhoben wird der Ist-Zustand dort, wo die Leistung entsteht: im Dienstzimmer, im Wohnbereich und an der Wohnungstür. Ein Beobachtungstermin von 60 Minuten je Schicht liefert belastbare Daten. Planen Sie zwei Wochen für die Aufnahme ein.
Gesetzliche Grundlage der Qualitätsprüfung ist § 114 SGB XI, der die Arbeit des Medizinischen Dienstes regelt (§ 114 SGB XI im Sozialgesetzbuch Elftes Buch). Die Heimaufsicht der Länder prüft parallel nach Landesrecht, etwa in Nordrhein-Westfalen nach dem Wohn- und Teilhabegesetz durch die Kreise und kreisfreien Städte und in Bayern über die Fachstellen für Pflege- und Behinderteneinrichtungen.
In fünf Arbeitsschritten zur ersten Prozessbeschreibung
In fünf Arbeitsschritten
- Prozesssteckbrief anlegen. Ein Blatt je Kernprozess mit Zweck, Auslöser, Eingang, Ausgang, Schnittstellen, Kennzahl und verantwortlicher Person. Fertigstellung binnen zwei Arbeitstagen.
- Ablauf aufnehmen und zeichnen. Jede Tätigkeit wird mit Zuständigkeit und Übergabeformat erfasst. Das Diagramm entsteht parallel zum Gespräch, nicht danach.
- Übergaben prüfen. Markieren Sie jede Weitergabe, die mündlich erfolgt. Dort fehlt am häufigsten eine Angabe.
- Formulare festlegen. Aufnahmebogen, Maßnahmenplan, Übergabeprotokoll und Prüfbogen für die Abschlusskontrolle. Freigabe binnen fünf Arbeitstagen.
- Freigeben und lenken. Version, Datum und Unterschrift der Pflegedienstleitung, danach Ablage im QM-Handbuch. Erste Wirksamkeitsprüfung nach drei Monaten.
Beispielprozess von der Aufnahme bis zur Entlassung
Das folgende Protokoll ist ein Beispiel und kein geprüftes Muster. Es zeigt die Spaltenlogik und die Fristen in Arbeitstagen.
Beispielprozess Aufnahme bis Entlassung
| Prozessschritt | Zuständigkeit | Übergabe | Frist | Bekannte Fehlerquelle |
|---|---|---|---|---|
| Erstanfrage und Bedarfseinschätzung | Pflegedienstleitung | Aufnahmebogen, schriftlich | 1 Arbeitstag | unvollständige Medikamentenangaben |
| Pflegeplan nach dem Strukturmodell | Pflegefachkraft | Maßnahmenplan, schriftlich | 2 Arbeitstage | geänderte Medikation bleibt unvermerkt |
| Grundpflege und Lagerung | Pflegekraft | mündlich in der Teamübergabe | laufend | Lagerungshinweise fehlen |
| Wundversorgung | Pflegefachkraft | Berichteblatt, schriftlich | 1 Arbeitstag | Verbandswechselintervall falsch weitergegeben |
| Abschlusskontrolle und Abmeldung | Pflegedienstleitung | Pflegebericht, schriftlich | 3 Arbeitstage nach Leistungsende | Einträge unvollständig |
Die Zeile zur Grundpflege nennt eine mündliche Weitergabe. Genau dort hängt die Vollständigkeit an der Person im Dienst. Prüfen Sie diese Übergabe zuerst und ersetzen Sie sie durch ein schriftliches Format.
Die Fristen sind Obergrenzen, keine Wunschwerte. Der Erstkontakt wird am Tag des Eingangs erfasst, der Pflegeplan folgt innerhalb von zwei Arbeitstagen. Die Abschlusskontrolle erfolgt spätestens drei Arbeitstage nach dem Leistungsende.
Verantwortlichkeiten, Formulare und QM-Handbuch
Jede Zeile des Protokolls erhält eine namentlich benannte Person, nicht nur eine Funktion. Bei Urlaub und Krankheit greift eine schriftlich geregelte Vertretung. Wer eine Übergabe mit einem offenen Punkt weitergibt, benennt diesen Punkt ausdrücklich.
Die DIN EN ISO 9001:2015 verlangt in Kapitel 4.4, Prozesse und ihre Wechselwirkungen zu bestimmen. Kapitel 7.5 regelt dokumentierte Information, also Erstellen, Aktualisieren und Lenken. Das QM-Handbuch bündelt Prozesslandkarte, Verfahrensanweisungen und Formulare.
Pflegebetten und Wundauflagen sind Medizinprodukte und fallen unter die Verordnung (EU) 2017/745. Bei der Beschaffung ist die Konformitätsbewertung samt CE-Kennzeichnung zu prüfen (Verordnung 2017/745 auf EUR-Lex).
Der Medizinische Dienst prüft anhand der Qualitätsprüfungs-Richtlinien und sieht dabei in Pflegedokumentation und Verfahrensanweisungen. Eine Prozessbeschreibung, die den tatsächlichen Ablauf zeigt, ist im Prüfgespräch belastbarer als eine Sammlung von Soll-Vorgaben.
Für die Datenübermittlung an die Pflegekassen gilt § 105 SGB XI (§ 105 SGB XI im Sozialgesetzbuch Elftes Buch). Die Vorgaben zu Qualitätsprüfung und Datenübermittlung stehen im Gesamttext des SGB XI (Sozialgesetzbuch Elftes Buch auf gesetze-im-internet.de).
Häufige Fragen
Muss zuerst eine Zertifizierung angestrebt werden?
Nein. Die Ersterfassung ist unabhängig von einer Zertifizierung sinnvoll und kostet weniger Zeit. Prüfen Sie, welches Qualitätssicherungssystem für Ihren Betrieb gesetzlich vorgeschrieben ist.
Wie viele Prozessschritte gehören in das erste Protokoll?
Der vollständige Weg vom Kunden zum Kunden. Wird die Liste zu lang, teilen Sie sie in Abschnitte, ohne eine Lücke zu lassen.
Woran erkenne ich eine fehleranfällige Übergabe?
An der Spalte Übergabe. Steht dort mündlich, prüfen Sie diese Zeile zuerst. Drei solche Zeilen im Protokoll sind ein normaler Startpunkt.
Welche Fristen gehören in das Protokoll?
Jeder Schritt erhält eine Frist in Arbeitstagen. Der Pflegeplan folgt innerhalb von zwei Arbeitstagen, die Abschlusskontrolle spätestens drei Arbeitstage nach dem Leistungsende.
Reicht ein Formular für den Einstieg?
Nein. Nötig sind mindestens Aufnahmebogen, Maßnahmenplan, Übergabeprotokoll und Prüfbogen für die Abschlusskontrolle.
